办公室管理期末考试复习资料

办公室管理

一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内，每小题3分，共15分） 1．办公用品库存管理中的再订货量是指( C )。 A.办公用品一次采购不足而追加采购的数量 B.办公用品的平均使用量

C.判定需要订购新的办公用品的库存余额 D.新采购办公用品的数量

2.下列属于办公用品的是( A )。 A.办公家具 B.车间 C.起重机 D.车床 3.督查工作的原则不包括( D )。 A.依法督查 B.实事求是 C.讲求时效 D.督查与代办相结合 4.省、部级政府机关的公章，直径为( C )。 A.6厘米 B.10厘米 C.5厘米 D.8厘米 5.握手持续时间的适宜标准是( A )。 A.3至5秒 B.10秒 C.3秒以内 D.10秒以上

6.级别高的办公室一般称为( B )。 A.中心 B.办公厅 C.秘书处 D.联络处 7.办公室人员辅助领导进行决策，意味着( B )。

A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断 B.只能充当领导的参谋和助手

C.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策 D.办公室人员辅助决策不是对领导工作的“搭台补台”，而是要登台唱戏 8.介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的( C )。 A.姓名 B.职位 C.年龄 D.单位

9.按规定，我国机关事业单位公章的印文字体是( A )。 A.宋体 B.楷体 C.隶体 D.篆体 10.电子公文的属性是( C )。 A.不是真正意义上的公文 B.通常属于涉密公文 C.具有规范格式 D.权威性远低于纸质公文

11.加强对办公用品的库存控制与监督，要求保证进货卡、库存卡和出货卡的关系状态是( A )。 A.一致 B.依次递增 C.依次递减 D.库存卡大于其他卡 12.下列电话礼仪中错误的是( D )。

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A.与领导通电话，领导先挂 B.与客户通电话，客户先挂 C.与年长通电话，年长先挂 D.与女士通电话，男士先挂 13.公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为( B )。 A.5厘米 B.4.5厘米 C.4.2厘米 D.6厘米

14.客人乘坐火车返程时，办公室人员把客人送至车站进站口的时间应比火车发车时间( B )。

A.提前15分钟 B.提前50分钟 C.提前100分钟 D.提前半天 15.办公室职能中的“三办”不包括( D )。 A.办文 B.办事 C.办会 D.办宴 16．办公室管理的第一要义是( A )。 A．服务 B．管理 C．协调 D．参谋 17．下列关于经济合同的说法错误的是( D )。 A．是由相关当事人共同订立的一种契约 B．具有平等、公平、协商一致的特点

C．任何一方违背经济合同都将承担经济责任和法律责任 D．合同中约首部分要使用相关单位或个人的简称或代称 18．在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该( B )。 A．办公室人员帮其纠正后发出 B．退交起草部门补充或修正

C．即使文稿做了实质性修改，也元需原签发人重新签发 D．修改回来的文稿不再重新复核

19．正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑的因素是( B )。 A．价格和费用 B．名牌和高档 C．质量和交货 D．服务和位置

20．在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合柏金森时间底线定律的是( B )． A．他会建议调整组织结构，或要求更多的事来做 B．他会故作忙碌状

C．他会因为工作量不大而很快完成任务 D．他会抓紧时间休息

二、判断题（正确划“√”，错误划“×”，每小题3分，共15分） 1.接电话时，一般应在电话铃响第二下后再接听。( V ) 2.名片递送应选择初逢之际，而不可选择分别之际。( X )

3.吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右座为尊。( V ) 4.一般而言，日本人和韩国人忌讳数字“四”。( V ) 5.公文行文时越级行文是普遍现象。( X )

6.办公照明应尽量采用人工光源，自然光源只作为补充性照明光源。( X ) 7.饮酒礼仪中，红葡萄酒应该开瓶透气放置一阵再饮用。( V ) 8.在一些西方国家，数字“13”被认为是不吉利的。( V )

9.案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。( V )

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10.涉外礼仪中以右为尊。( V )

11.签字仪式中签约者应使用签字笔，不能使用圆珠笔。( V ) 12.宴会礼仪中以自然大方为好，吃东西发出声音表示菜品可口，是有礼貌的表现。( X ) 13.接待礼仪中，送别规格与迎接规格要一致。( V )

14.公共关系主要是指组织出现危机之后的公关活动。( X )

15.如果办公设备丢失或损坏属于过失人责任的，过失人应承担相应的经济责任。( V ) 16.督察工作不得对原有决策做出任何改变。( X )

17.接待规格有三种，即高规格接待、低规格接待和对等接待。( V ) 18.上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。( V ) 19．办公室的工作具有综合性特点。( V )

20．办公室工作人员要具备自律的职业素质，讲规矩要达到拘谨的程度。( X )

21．办公用品的库存控制和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。( V ) 22．印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。( V ) 23．电子文档不存在销毁问题。( X )

24．引导客人坐电梯时，按照社交礼仪，应让客人先进电梯。( X )

25．一般在社交礼仪中，戴着帽子的客人进入主人房间时，应当脱帽。( V ) 26．举办开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。( X )

三、简答题（每小题15分，共30分） 1.简述会议的积极作用。 答：(1)交流信息,互通情报;

(2)发扬民主,科学决策; (3)增强友谊,促进团结; (4)统一认识,协调行动; (5)带动消费,促进经济。

2.简述公共关系的三大构成要素及其原则。

答：(1)三大构成要素是主体:社会组织;客体:公众;手段:传播途径。(7分)

(2)公共关系原则:公众利益至上;实事求是;互惠互利;双向沟通;始终如一;开拓创新;整体统一。(8分)

3.简述公文校对工作要求。 参考答案:

(1)校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等;

(2)解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题; (3)进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理; (4)需要使用标准校对符号;

(5)对于重要的或者大量印制的公文,应实施三校、四校,以确保公文的正本不出差错。 (每点3分)

4.简述制作会议证件的注意事项。

答：(1)重要的大中型会议，会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会 者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。

(2)重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。 (3)会议证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。

(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参

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加者的会议证件的样式。

(5)应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。 （每点3分）

5.简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。 答：(1)储藏间或物品柜要上锁，保证安全。 (2)储藏需要的面积取决于单位的大小。

(3)合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表 明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。 (4)储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。 (5)办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能 正常的送入打印机或复印机中。 （每点3分）

6. 简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。 第三代时间优先级管理,讲求优先顺序的观念,即把要做的事情区分轻重缓急,又叫ABCD法则。(3分) A. 重要且紧急—必须立刻做。(3分) B. 紧急但不重要 (如有人因为打麻将 “三缺一” 而紧急约你, 有人突然打电话请你吃饭等)—只有在优先考虑了重要的事情后, 再来考虑这类事。(3分) C. 重要但不紧急(如学习、做计划、与人谈心、体检等)—只要是没有第一类事的压力, 就应该将其当成紧急的事去做, 不要拖延。(3分) D. 既不紧急也不重要(如娱乐、消遣等)—有闲工夫再说。(3分)

7.简述办公室的基本概念及组成。 参考答案：

(1)办公室，英文为“office”，泛指处理特定事务或提供服务的地方。（5分） (2)办公室泛指一切办公场所，由办公房间、办公人员、公共事务和办公设施组成。（5分）

8．简要回答起草请示的“五步棋”。 参考答案：

(1)因为什么请示——对于原因、目的的说明。（2分） (2)请示什么问题——提出请示的主题内容。（2分） (3)怎样解决问题——提出解决问题的建议或方案。（2分） (4)请求上级回复——结尾用语的使用。（2分）

(5)有无附件需要说明——根据需要确定附件的使用与否。（2分） 9.简述办公室督查工作的方式。

(1)现场督查；(2)会议督查；(3)书面督查,(4)电话督查；(5)互联网督查。 （每点2分）

10．简述电子公文处理过程的五个环节。

(1)创建：根据一定的规则建立电子公文。

(2)办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。 (3)交换：按始发者意图进行跨系统的公文传递。

(4)归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。 (5)销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

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（每点2分）

四、设计题（本题共20分）

1.设计一份新闻发布会的筹备流程。

参考答案:

(1)主题的确定→(2)时间的选择→(3)地点的确定→(4)人员的安排→(5)材料的准备→(6)发送请柬→(7)准备胸卡和名签→(8)准备好视听设备→(9)预算计划。

(第1、2点每点3分,第3-9点每点2分)

2.X市政府办公室的李秘书，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶 往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查 找有关市场经济的重要资料。李秘书此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市 长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎 同时布置的工作，李秘书陷入左右为难的境地。 请你为李秘书设计一个合理的应对之策。 参考答案:

(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务,李秘书对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来。(5分)

(2)李秘书接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他秘书协商,由他人完成杨副市长交办的事项。(5分)

(3)李秘书自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。(5分)

(4)他人查找完杨副市长所要的材料后,李秘书亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。(5分)

3.给下面的情境设计礼貌用语。

(1)长期未见说( )(2)请人解答说( ) (3)求人办事说( )(4)请改文章说( ) (5)求人指点说( )(6)身体不适说( ) (7)看望别人说( )(8)请人接受说( ) (9)希望照顾说( )(10)赞人见解说( ) 参考答案：

(1)久违 (2)请教 (3)拜托 (4)斧正 (5)赐教 (6)欠安 (7)拜访 (8)笑纳 (9)关照 (10)高见 （每点2分）

4.给下面的情境设计礼貌用语。

(1)问人姓氏说( )(2)仰慕已久说( ) (3)长期未见说( )(4)请人解答说( ) (5)求人办事说( )(6)请改文章说( ) (7)求人指点说( )(8)身体不适说( ) (9)看望别人说( )(10)请人接受说( ) 参考答案: (1)贵姓(2)久仰(3)久违(4)请教(5)拜托(6)斧正(7)赐教(8)欠安(9)拜访(10)笑纳 (每点2分)

5．设计大型会议会中进程服务工作的主要环节。

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参考答案：

接站工作→报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→做好会议值班保卫工作→ 做好会议信息搜集、传递工作→做好对外宣传→编写会议简报或快报→做好会议保密工 作→做好后勤保障工作。

（以上共10个环节，每个环节3分）

6．×市政府办公室的王助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要王助理赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。王助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，王助理陷入了左右为难的境地。 请你为王助理设计一个合理的应对之策。 参考答案：

(1)办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，王助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。（8分）

(2)王助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。（8分）

(3)王助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。（7分） (4)他人查找完杨副市长所要的材料后，王助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。（7分）

五、案例分析题（本题共20分；本题须结合案例内容展开分析）

1.公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到11：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”

星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。

问题：你认为小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？

参考答案(学生的答案若不在本参考答案范围内,但言之有理,可酌情给分;但每条言之有理答项,酌情给分不得超过3分,且总分不得超过20分):

(1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备一份名单;(3分) (2)打印好书面通知;(3分)

(3)在3天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人;(3分)

(4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意;(3分)

(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点;(3分) (6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备;(3分) (7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作。(2分)

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(以上每点应结合案例内容展开分析,否则总得分酌情扣2-5分)

2.小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不 主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么……

问题：你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？

参考答案(学生的答案若不在本参考答案范围内,但言之有理,可酌情给分;但每条言之有理答项,酌情给分不得超过3分,且总分不得超过20分): (1)主人和客人之间,应该主人先伸手;(3分)

(2)在替客人拿行李前应征求同意:“我替你拿可以吗?”(3分) (3)哪些行李可以放入汽车行李箱中也要征得同意;(3分)

(4)司机开车,汽车的位次礼仪是“右为上,左为下;后为上,前为下”;(3分) (5)客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座;(3分)

(6)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题;(3分) (7)应该与客人谈一些合适的话题,如天气、风土人情、新闻等。(2分) (以上每点应结合案例内容展开分析,否则总得分酌情扣2—5分)

3.某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表，本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司……”，小赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的才能？你是大材小用，为什么不去大公司呢？”小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。

小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪 律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不知道怎么办才好….

问题：你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对。

参考答案（学生的答案若不在本参考答案范围内，但言之有理，可酌情给分；但每条言之有理答项，酌情给分不得超过3分，且总分不得超过20分）： (1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主；（3分） (2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；（3分） (3)对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司；(4分) (4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽；（3分） (5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；（3分） (6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110。（4分）

（以上每点应结合案例内容展开分析，否则总得分酌情扣2-5分）

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4.东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。 小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还花了一番功夫进行了打扮。

正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。

古总经理与法国客商在接待室内寒喧时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放人杯中……这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！” 小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关系？”

小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的？

参考答案(学生的答案若不在本参考答案范围内,但言之有理,可酌情给分;但每条言之有理答项,酌情给分不得超过3分,且总分不得超过20分): (1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境,不符合特定的会谈工作要求;(3分) (2)小沈的穿着突出自己,影响了古总经理的形象;(3分) (3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作,破坏工作场所安静;(3分) (4)小陈用手拿茶叶,不卫生,引起客商不满,使得谈判一开始就不顺利;(3分) (5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解,有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执,她应采取补救措施,可以将上司借故引开,并示意上司忍耐些,使谈判继续,而不是指责客商;(5分) (6)小沈受到上司批评,即使是过头话,也应保持冷静,不反驳,应理解上司的难处。找适当的机会,用适当的方式说明情况,交流思想和感情。(3分) (以上每点应结合案例内容展开分析,否则总得分酌情扣2-5分)

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