商务会议流程

与会主办方充分沟通（电话/网络/见面） 提供备选方案（A/B/C/…） 会前考察 确定预选方案（A/B/C/…） 协助客户考察 确定会议方案或草案 时间/地点/人数/媒体

会前 会议策划 会议内容（性质/要求/日程安排） 交通安排（飞机） 酒店推荐 会场的布置和设计 灯光/AV的确认 预算提交 合同签定 邀请卡（回执）的设计制作 VIP的确认 会议邀请 邀请人数的确定 与会代表证的设计与制作 与会代表下榻酒店欢迎信或感谢信的设计与制作 会前协调会 接/送机 VIP接待 签到/入住服务 礼仪/鲜花/水果服务 餐饮/宴会服务 会议室服务 晚会及夜间娱乐 舞台/展台搭建 灯光/AV搭建 会议现场 现场总控 彩排 撤场 景点推荐/线路设计提交 行程（导游/车辆） 旅游餐饮 旅游及外围服务 商务/秘书服务 风情歌舞 自驾车 休闲娱乐高尔夫服务 摄影/摄像 会中 会议接待 会后 礼品/奖品的设计与策划 会后协调总结 会议汇总 财务结算 会议结束总结报告

产品推介会

会前准备：

各有关部门认真做好准备工作，整个会议力求新意，为我们的客户带来与众不同的自豪感和信任感。其具体方案如下： 1， 会场布置要与我们的产品和会议氛围相呼应

2， 公关部门做好接待工作，要求人员始终以微笑面对客户，行为举止得体大方，态度好，这与我们形象相关 3， 财务部门为本次活动提供充足资金保证

4， 营销部门将产品的特点，功能和预期将会带来哪种经济效益写进介绍书，介绍时力求脱稿

5， 保卫部门提交一份突发事件应急预案，并维持次序 6， 人事部门负责协调各个部门人员，临时指挥准备工作 7， 董事会草拟一份集团前景•战略构想的介绍稿，为客户做动员宣传，要求真实可信

8， 客服部门负责联络客户，准备好贺卡和小礼品在通知的同时送上温馨的祝福。并利用各种媒介大作宣传造势

9， 在所有部门中挑选出一个3——6人的多媒体精干小组，负责制作多媒体课件，要求制作精美，语言简洁，表达有力，与各部门的文稿相匹配。并准备好多媒体设备

10， 从所有部门中挑选一个主持人，负责大会主持与开场白，要求口才极好

11， 各部门在完稿之后交至董事会审批，再交至课件小组

12， 建议人事部组织各部门在适宜的时间召开讨论会，吸收和整理各部门的意见，请大家踊跃发表自己的意见，被采纳的意见我们将记功，在年终大会上表彰，并立即给予重金奖励

13， 各部门应加快速度，完成准备工作最快的部门我们将给予其部门全体职工奖金和假期奖励

14， 准备阶段期间各部门要互相协同，互相配合，共同协同完成准备工作的若干部门，我们也将给予奖金奖励

15， 人事部根据各部门的文稿拟定一个目录，排出会议议程的先后程序和各部门发言时间

整个阶段预计10个工作日完成全部准备工作

会议期间：

会议时各部门按部就班依照会议目录各就各位，在各自的岗位上以极大的热情面对工作。我们的努力终有回报。

为了扩展会议氛围，会议不应采取老套式的灌输式的讲座，应采取激发探讨的方式让经销商接受我们的产品。其具体方案如下： 1， 建议会上评选出年度业绩最佳经销商，并给予产品代理一定的折扣

2， 利用这次会议广泛听取经销商去年产品的反馈意见，营销部根据情况总结去年的营销业绩

会议后：对参加准备积极的人进行奖励并进行总结

一、会场预约

我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划 ; 我们将根据会议的级别 , 为您选择会议举办地 ; 我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点 ; 我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。

二、负责会场的布局，设备安装调试

我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。 三、印刷材料的设计制作

我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务 ; 我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案 ; 我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷 ; 我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。 四、参会者的接送

我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆 ; 我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。 五、参会者的餐饮

我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等 ; 我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点。 六、参会者业余时间的安排

我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式 ; 我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行 ; 我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。

七、服务项目

作为一个成功的企业，贵公司每年一定组织不少大型会议：董事会、股东会、销售订货会、新产品发布会、经销答谢会、高级职员培训会等等， 一个好的会议，既有助于企业经营，又体现企业的文化口味，展示企业的形象。然而，传统的会议组织形式千篇一律、了无生趣。

与会者心生厌倦，应付了事，花费不少，组织者疲惫不堪，会议效果却不十分理想。

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（包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置 等工作）

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提供会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品 的航空、 铁路托运和黄山土特产及会议礼品。 免费为合作企业在网上宣传 。