论企业合同管理的主要内容

江西行政学院学报2006󰀀1抢企业合同管理的主要内容方仲炳(华北电力大学法政系，北京102206)企业合同管理是相对政府合同管理而言，它是指企业通过建立必要的合同管理机构和完善合同管理制度，加强对本企业合同的订立和履行过程的管理，促进合同的全面执行，维护企业经济效益的活动。企业合同管理是企业经营管理的一项重要内容，也是企业依法经营、依法维护自身合法利益的一个重要方面。加强企业合同管理，对于提高合同水平，减少合同纠纷，进而促进企业加强和改善经营管理，提高经济效益，都具有十分重要的意义。由于《合同法》在合同管理上的过分简略，以致于许多企业的领导人在合同观念和合同意识上存在误区。本文是作者在长期担任企业法律顾问中的一点心得，希望对企业领导人有参考价值。一、孟视签订合同的四个环节(一)签订合同的前期调查。每一项合同的签订，意味着企业的利益可能发生一些变化，并不是每一个合同都是一个赚钱的机会。因此，在签订合同以前，特别是涉及到一个企业比较重大利益的合同，作为准备签订合同的一方当事人，应当做好以下几项工作。首先，应当做好合同标的的市场调查。市场调查是从外行变成内行的主要手段。通过市场调查，主要了解如下内容:产品或者服务的技术发展状况，产品或者服务的市场供需情况，产品或者服务的国家或者行业标准，产品或者服务的市场价格等。现代经济社会中，市场变化瞬息万千。依照昨天的信息作出决策，就可能出现失误.因此，在市场调查中，要坚持全面、持久、客观、科学的原则。只有在充分掌握市场行情的前提下，才能在合同谈判中占据主动的地位。其次，应当进行潜在合作伙伴或者竞争对手的资信调查。知己知彼百战不殆是兵家取胜的秘诀。在签订合同和执行合同中，知己知彼也非常重要。通过对潜在合作伙伴或者竞争对手的资信调查，主要了解如下内容:对方单位的常规资料，如法定名称、注册地址、主要经营场所和主要经营活动范围、法定代表人、注册资金的数额、在职职工人数、生产规模等;对方单位的日常经营管理情况，包括资金是否充裕、制度是否健全、不动产情况、债权债务情况;对方单位近期的重大商事活动或者诉讼活动;对方单位的社会评价等。通过(二)合同谈判和文本起草。谈判是指人们为了协调彼此之间的关系，满足各自的需要，通过协商而争取达成一致意见的行为和过程。谈判广泛应用于文明社会之中解决国家之间、民族之间的政治矛盾和军事冲突。经济全球化的进程进一步突出了商务谈判在当代社会中的地位。合同谈判在国内国际的经济合作过程中普遍存在。合同谈判的结果决定了合同条文的具体内容。因此，我们必须重视签订合同之前的谈判工作。谈判是签订合同的前提。缩短谈判时间，节省谈判成本，实质上就是降低了合同成本。因此，要使合同谈判顺利和成功，谈判人员应当注意三个间题:首先，要制定切合实际的谈判目标。制定谈判的最低目标，即可以接受的最不利结局。有些人把这种最低目标叫做谈判“底线”。在这种目标基础上争取最好。确定这种目标要以利益上的合理性和合法性为前提。在利益公平分割的临界点上，必须适当考虑对方的经济利益。谈判破裂的结果对双方都是一种损失。其次，要抓住实质问题。只有抓住了问题的实质和关键，才能衡量谈判的难度和距离，适当调整谈判策略。谈判不是最后通赚，需要双方的适当让步。抓住了实质问题，就能正确把握在什么问题上主动作出让步的姿态，在什么问题上必须坚守阵地，寸土必争。最后，要注意谈判方法，造成一个平等协商的氛围。谈判是双方自愿协商的过程。自愿的原因基于法律地位上的平等。无论是优势谈判还是劣势谈判，对谈判对方而言，造成一个平等协商的氛围是必不可少的。从合同文本结构上分析，无论是什么性质的合同，也不论条文内容有多少，从合同的文本结构上可以分为首部、主文、尾部和合同附件等四个方面。所有的合同都必须通过语言来表达。书面的合同必须表现为文字。合同的起草人应当具有较高的文学修养和文字功底，具有较强的语言组织能对潜在伙伴或者竞争对手的资信调查，我们可以准确把握对方的真实意图，正确评判竟争的激烈程度。最后，了解相关环境，作出正确的风险分析判断。环境也是决定贸易能否顺利进行的因素。这种环境包括自然环境状况，历史宗教传统，政策法制水平，社会洽安状况等。在涉外经济活动日益频繁的今天，对跨国贸易的执行环境更应当予以足够的重视。作者简介:80力和语言表达能力。但是，具备文学和语言的专门技能也不一定能起草合同。由于合同是约束合同双方当事人行为的法律，所以，合同的语言文字应当有其特别要求。具体来讲，合同的语言应当具有准确性、周密性、简洁性和通俗性的特点。所谓准确性是指合同的语言要求明确具体，不能模棱两可，含糊其词.合同的语言要求排除夸饰、渲染的语言文字，而讲求语言的朴实恰切。合同语言的准确性具体包括用词必须准确，内容必须明确具体，尽量避免使用人称代词，语言应当尽盆朴实、庄重。周密性是指合同表达的意思必须完整，符合语言规范和逻辑规范。简洁性是指合同语言应当做到文字简练，言简意赅。通俗性是指合同的语言文字必须大仲炳(1964一)，男，湖北罗田人，华北电力大学法政系教授。经济󰀀社会众化、普通化，要使一般能认字的人看得佳，不识字的人也听得懂。(三)合同执行。我国《合同法》第八条规定:“依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务，不得搜自变更或者解除合同.依法成立的合同，受法律保护。”有效的合同是当事人遵守的行为准则和合法性根据。合同执行中，执行人员要熟悉合同条款和内容，对合同当事人的贵任和义务要熟记于心。什么时间、手什么，合同执行人员都要有清醒的认识。只有履行了自己什么地点、什么方式、该的义务，才能去主张权利;只有严格执行合同，才能减少和避免纠纷。合同执行涉及到进度、质量和付款等核心问题，需要执行人员做好记录.对于执行过程中出现的问题，本着合同签署前的谈判精神和客观情况，按照共赢和互利的原则尽快解决。(四)合同纠纷处理.由于客观情况的变化和理解沟通等方面的原因，出现合同纠纷是正常的现象。对于不同性质的合同纠纷，要采取灵活多变的处理方式。当纠纷出现后，一定要对纠纷性质进行客观和全面的评价，纠纷产生的原因、现状、后果和影响都要考虑。对于缺乏诚信的欺诈，一定要义正词严地予以反击，该仲裁和诉讼的，要尽快收集资料进人法定程序。对于合同诈骗，尽早报案是维护权利的关键。对于能补救的纠纷，要采取积极的应对措施。变更合同、终止合同都是法律赋予合同当事人的权利。事实证明，处理纠纷快速、及时，成本少、后果小;拖延的结果只会给对方毁灭、伪造证据、转移财产提供了喘息的机会，即使没有超过诉讼时效，也增加了执行的难度。二、跪立三种制度(一)合同承办人制度。合同承办人制度的主要目的是确定签订和执行合同过程中的责任人。只有确定了责任人，考核、奖励制度才有实施的根据。合同承办人一般要通过制度来选定和任命。只有那些业务素质过硬、责任心强的员工才能做合同承办人。有些单位甚至规定了合同承办人的资格，如项目经理资格需要通过书面考试和从业经历两个环节来评定。事实证明，没有确定的责任人，工作相互推诱，出现问题无人负责。一般情况下，要根据合同的性格和标的额大小选定合同承办人。对于重要项目和重要合同，领导者应该自己承担合同承办人贵任。合同承办人负责组织进行市场调查、文本起草和合同谈判、合同执行等工作。当合同承办人更换时，要做好文件的交接和注意事项登记。(二)审核会签制度。合同评审是利用各专业人才的力量进行集体决策和科学决策的有效方式。合同的评审主要包括技术评审、经济评审和法律评审。技术评审是工程技术人员从技术可行性和执行能力上对合同内容进行审查，技术评审的主要目的是确保合同执行的可能性，技术评审的主要内容包括技术可行性、技术难度评价和工期。经济评审主要是财务人员根据合同的要求和市场情况，对合同价格、执行合同成本和费用、税金、付款方式和付款能力、银行保函等方面的审查，经济评审的主要目的是保证公司具备执行合同的经济条件，合同利润能保证在适当的水平。法律评审的主要目的是保证合同丙容符合法律规定，当事人合法权益能够得到法律保障。(三)登记备案制度。登记备案制度要求企业对合同进行集中管理和对合同关键指标和定期进行统计分析.登记备案制度的好处是使企业的合同文本处于集中管理之中，不会导致因为人员的调动或者离岗而缺失文件;及时统计分析合同数据，不仅能够直接反映当前的生产经营成果，还可以让企业管理者及时、全面、准确掌握企业生产经营动态，从而为企业下一步的生产经营计划科学决策。登记备案制度具体包括合同编号、档案管理、商业秘密保护等内容.三、加强三个曹理(一)合同印章管理。印章是单位的标志，企业印章是签订合同不可回避的环节。企业印章包括单位的法人章、合同专用章、投标专用章、财务专用章、法定代表人印章、业务部门和职能部门印章、党组织印章、工会印章、项目印章等。为了加强对印章的管理，各单位都应该有《印章管理办法》或者相关规定，确定专人管理、审批在先和登记备查的原则.在具体内容上，要突出各印章的使用范围和用印程序。在合同上，只能加盖单位法人章或者合同专用章。投标专用章只能在投标文件上使用，禁止用其他印章取代法人章和合同专用章签订合同。一切伪造、变造印章，提供虚假材料编取用印，搜自用印等危害印章管理的行为，都应该承担相应责任。有些单位为了用印方便，刻制了多枚合同专用章，有些印章长期外带或者处于不可控状态，只有等到纠纷出现后才去追查原因。(二)授权委托书管理。委托代理是法律赋予企业领导人员的权利.因为有委托授权，所以我们企业的法定代表人才不必事必躬亲。委托授权是合理利用人员资源、提高工作效率的最好办法.委托授权书是企业员工代表企业参加合同谈判或者前述合同的唯一法律文件。企业领导人在签署授权委托书时.要根据项目的性质、数量和后果等因素，酌定考察代理人的代理能力。制作授权委托书时要明确委托授权的期限和授权范围。授权期限以某个事件处理完毕或者某个时间段，不宜签署无固定期限或者长期有效的授权委托书。授权范围一般分为普通授权和特别授权。普通授权的代理人只能进行诸如递交投标文件、进行说明或者提交资料等辅助行为。由于许多合同价格随时可能发生变化，特别授权也可以附加一定条件，如投标报价不低于1000万元有效等。由于特别授权人有权签订和修改合同，故授权代表一般应该是单位的领导或者业务骨干。企业的介绍信不仅能证明个人身份，同时具备委托授权的功能.各单位应该加强对介绍信的管理，坚决杜绝开具空白内容的介绍信或者保留盖好公章的空白介绍信.(三)合同文本管理。合同文本是合同内容的载体。除了及时清结的事实合同以外，一般的合同都有书面的文本文件。对合同文本进行管理是档案法的要求，也是企业自身的需要。文本管理中要推行合同示范文本和合同的备案登记。合同示范文本是企业根据主营合同情况而事先请法律专家起草的文本.示范文本能克服不同专业人员法律知识不足的缺陷，缩短起草和准备合同文本的时间，提高工作效率，预防合同风险。示范文本一般都配有使用说明书，明确规定哪些是不能更改、哪些是可以讨论的内容。合同文本管理还包括正本和副本管理、合同文件格式等内容.在文本格式上，为了限制执行人员随意修改合同，一般要求采用电脑打印文本，手写的旁注和修改、说明不具有法律效力。合同文本要有页码，段与段之间不要留有大量的空白，每页都要由承办人小签等。资任绷辑查是岩8l