安全管理信息交流和传递程序
1 目的和适用范围
1.1 本程序规定公司安全管理信息传递的方法与要求，以保证体系内的相关人员，及时获得和懂得安全管理信息。
1.2 本程序适用于公司体系内的相关部门、船舶。 2 定义和缩写
本程序采用公司《安全管理手册》的有关定义和缩写。
信息：与公司安全和防污染管理工作有关的文件、资料、记录、证据、指令等。 3 职责
3.1指定人员负责对收集的安全管理信息适用性的审批。
3.2各副总经理对其主管部门搜集、分析、归纳整理的适用信息进行阅审。 3.3 体系办公室负责收集各部门传递上来的安全管理信息，并组织相关部门对传递上来的信息进行适用性审核。
3.4海务部体系管理员、船机技术部综合管理员、物资管理部备件主管、人资部调配员、总经理办公室文件管理员负责各业务系统涉及安全管理的信息的搜集、分析、归纳整理，提出使用建议，并将信息传递至体系办公室；负责以部门名义用非正式公文传达的适用信息的发放，并跟踪信息的使用效果。
3.5 总经理办公室负责经批准的以公司名义用正式公文传达的适用信息的发放。 3.6 由公司各部门指定岗位负责对收到的安全管理信息进行分析、归纳整理，以公司名义发送的信息需报体系办公室；负责对公司传达的适用信息进行落实，向下属单位、船舶进行传达；负责反馈传达信息的适用性。
3.7 船舶负责接收公司传达的信息，报送船舶反馈的安全管理信息，并组织落实。 4 工作程序
4.1安全管理信息的口头传递的表达用语，应使用汉语普通话。 4.2安全管理信息的文字传递，应使用规范汉语简体字。
4.3 安全管理信息的传递方式，包括文件、信函、传真、电子媒体、会议、电话、电报等。
4.4 安全管理信息，包括： a安全管理体系文件；
b安全管理体系文件的修改信息；
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c 船舶、事故/险情的有关信息； d 海事局、船级社等检查的信息；
e 主管机构等有关公约法规、规则等信息； f 其它安全管理方面的信息。
4.5 公司相关部门负责人员每半月应对安全管理信息，进行搜集、分析、归纳整理。主要途径：
a通过网络查看交通部、海事局、船级社等网站； b通过电话与主管机关进行咨询； c收集上级主管机关的有关公文； d船舶安检得到的信息。
发送的信息分为以公司名义用正式公文传达的适用信息和以部门名义用非正式公文传达的适用信息。
以公司名义用正式公文发送的信息，需填写SP0605TDC-A《信息跟踪表》，部门负责人签字后，传递给体系办公室。
4.5.1 体系办公室接到传递的SP0605TDC-A《信息跟踪表》后，组织相关部门对收集到的信息进行适用性评审，由相关部门审阅后，报经指定人员审批，将收集的信息纳入公司体系文件或及时传递到公司相关部门或船舶。
4.5.2经批准传达的安全管理信息，需以正式公文方式发放的，由公司相关部门按照SP1101TDC《安全管理体系文件控制程序》进行发放传达。
4.6 以非正式公文方式发放的安全管理信息，由部门负责人签字，报公司主管领导阅审，由该承办部门发放，并填写SP0605TDC-C《信息传递记录表》。
4.7 公司相关部门、船舶收到安全管理信息后，应传达到相关工作岗位，需要学习培训的法律法规等按照培训规定填写《培训记录表》。
4.8 船舶需要向公司报送各种计划、报告、记录和收集的外部规定等安全管理信息，需填写SP0605TDC-C《信息传递记录表》进行记录并保存。
4.9在实施过程中发现问题时，应按SP0901TDC《不符合规定情况报告、调查、分析和实施纠正措施程序》进行处理。
4.10 公司相关部门认为有关安全管理信息，涉及应修改体系文件时，按SP1101TDC《安全管理体系文件控制程序》进行。
5记录和归档
5.1以非正式公文方式发放的安全管理信息，由承办部门进行归档。 5.2以正式公文方式发放的安全管理信息，由总经理办公室进行归档。
5.3信息传递应填写SP0605TDC-A《信息跟踪表》，原件交体系办公室归档，相关
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部门保存其复印件。
5.4 《信息传递记录表》、《信息跟踪表》、《信息采集表》应至少保存2年。 6 相关文件
SP1101TDC《安全管理体系文件控制程序》
SP0901TDC《不符合规定情况的报告、调查、分析和实施纠正措施程序》 7 附录
7.1 SP0605TDC-A《信息跟踪表》 7.2 SP0605TDC-B《信息采集表》 7.3 SP0605TDC-C《信息传递记录表》
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SP0605TDC-A
信息跟踪表
信息收集部门 信息搜集来源 信息适用范围 信息主要内容 信 息 使 用 建 议 负责人： 日期： 体 系 办 公 室 意 见 负责人： 日期： 公 司 指 主 定 管 人 领 员 导 意 意 见 见 签名： 签名： 日期： 日期：
收集日期 收集人姓名
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SP0605TDC-B
信息采集表 日期 信息来源 文件名称 出版机构 生效日期 <注>：每半月记录一次。
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SP0605TDC-C
信息传递记录表
序 号 送往单位 文件、资料、报告、信息等名称 发出单位 送件人 收发日期 收件人 处理方式 注：涉及到纠正、反馈内容的信息应在备注栏中注明。 中交天津航道局有限公司船舶管理分公司 版号：4.0 生效日期：2010.12.18
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