企业档案文件存档规范

企业档案文件存档规范

Jenny was compiled in January 2021

企业档案文件存档规范

一、档案定义

企业档案，是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称，是企业各项工作活动的真实记录和历史见证，是业务工作日常查考、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据，是企业资产的重要组成部分。

二、档案分类

公司将档案分为四类，分别是行政档案、经营档案、业务档案与财务档案。

三、归档时间

文件材料的归档时间一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；业务项目文件材料在其项目鉴定、财务决算后三个月内归档；外购设备仪器在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管两年后向档案部门移交；电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料在工作结束及时归档。

四、档案兼职人员职责

（一）认真执行档案工作的有关制度、办法、标准和规范要求；

（二）根据文件材料的形成特点和范围，负责本部门文件材料的收集、积累，确保档案的准确、完整、安全；

（三）按照制度要求，接受集团档案管理部门的监督、指导； （四）根据归档制度规定，定期向综合档案室移交档案。 五、公司档案存档周期

按自然年算，每年5月份之前存档上个自然年的所有档案文件材料。 六、公司档案存档内容

档案在存档时需要准备三份内容：一是完整的档案（整理完成的档案、装订，并标识页数）；二是输出电子及书面卷内目录（详见附件一）；三是档案盒背脊（详见附件二），四是档案移交表。具体存档内容如下： 序一级二级类号 类目 目 1 存档内容 存档形式 编号要负责求 人 （1）公司安全风险工作形成的材料（永文本、纸质记录 1、行久、长期、短期） 一、政事务 （2）公司内审、管理评审等形成的相关材文本、纸质2 行政料（永久、长期、短期） 记录 档案2、公声像、纸质 3（1）刑事案件处理（永久）安保卫 记录 **-fk-行政编号 经理 4 5 （2）交通事故处理等材料（永久） 声像、纸质记录 （3）消防、安全管理等材料（永久、长纸质记录 期、短期） （1）组织架构、职级评定形成的材料（永文本、纸质6 久、长期、短期） 记录 文本、纸质7 （2）薪资改革、调整等材料（永久） 记录 （3）工资表、提成表、奖金分配表、绩效文本、纸质8 考核表等（永久、长期、短期） 记录 （4）年度招聘计划、招用人员登记表、员文本、纸质 9工关系其他审批资料（短期） 记录 文本、声（5）年度培训计划、培训实施思路、培训10 像、纸质记实施过程计划等资料（长期（ 录 3、人文本、声事管理 （6）企业文化推广计划、理论支撑及企业11 像、纸质记文化活动实施过程等资料 录 （7）员工花名册、社会保险审报表（包括文本、纸质12 增/减员表）、劳动合同管理(永久) 记录 （8）员工档案（包括员工辞职以后的工作文本、纸质13 交接表、转正审批表、解除劳动关系申请记录 表）（永久） （9）人力资源规范化、信息化系统推进过文本、纸质 14程中形成的材料（长期） 记录 （10）人力资源审计清单及在审计过程中文本、纸质15 形成的文件、材料（长期） 记录 （1）固定资产盘点表、固定资产报废申请文本、纸质16 表等（短期） 记录 （2）物资采购供应计划、物资保管存放、4、资文本、纸质17 供应调配等，固定资产申请台账等（短产管理 记录 期） 文本、纸质18 （3）资产分析报告（永久） 记录 (1) 公司改革、经营战略决策、经营战略19 二、规划、发展规划纲要、转换经营机制等文文本 1、经件材料（永久） 经营 营决策档案 (2) 公司及各中心年度工作规划、计划、 20文本 总结等(永久、长期)人力**-rl-资源编号 经理/专员 **-zc-行政编号 经理 综合**-jy-管理编号 部总监 21 22 23 24 25 (3) 公司信用管理、达标创优文件材料文本、纸质（永久） 记录 2、计（1）公司经营计划总结、经济招标完成情文本、纸质划管 况等材料（永久） 记录 理 文本 3、企（1）公司管理计划、总结（长期） 业管 （2）公司管理标准、通知 （短期） 文本 理发文管理 资金经理 （1）公司资金管理文件材料（永久、长文本、纸质4、财期、短期） 记录 务管 文本、纸质 理26（2）资产评估、验资报告（永久） 记录 （1）公司销售计划、总结、销售手册（永文本、纸质27 久、长期） 记录 文本、纸质28 （2）招投标标书（永久） 记录 29 文本 5、 营（3）公司网站信息、照片等（永久） **-yx-销工 （4）公司宣传报纸、宣传页、折页等材料文本、纸质编号 30 作（永久）记录（5）公司广告设计、杂志样本等材料（永文本、纸质31 久） 记录 （6）各部门调研分析报告、市场调研、市32 文本 场分析资料（长期）1、业（1）业务实现过程中依据各类标准、流程33 纸质记录 **-yw- 形成的记录表单务发 编号 展（2）运输车辆形成的相关表单（短期 ） 纸质记录 34 （1）客户类合同（2）班线运输车辆合同2、合（3）供应商合作合同（4）采购合同（5）文本、纸质CD-年份35 同 租赁合同（6）民间借贷合同（7）其他合记录 -编号 同 三、业务文本、纸质 36（1）客户投诉台账（短期）档案 记录 （2）客服中心工作、客户投诉等报告（长文本、纸质37 记录 3、客期） **-kf-服 （3）客户满意度调查表、调查分析报告文本、纸质编号 38 （长期、短期） 记录 （4）索赔函及处理客户投诉的各类表格文本、纸质39 （短期） 记录 40 四、1、凭（1）会计凭证（30年） 纸质记录 按集团销售经理 营销专员 各生产运作岗 行政经理 客服岗 各会41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 财务证 档案 2、账簿 （1）总账、明细账（30年） （2）现金日记账、银行日记账（30年） 文本、纸质记录 文本、纸质记录 档案要计岗 求编号 财务专员 （1）税务报表、资产负债表、利润表（永文本 3、报久）表 （2）年度财务报告（决算）（包括文字分文本 析）（永久）(1)运单\\整车运输议(5年) 纸质原件 (2)公路运输发票存根联(5年) 纸质原件 财务单(3)银行账户资料(开户＼变更＼注销＼银据 纸质原件 行印鉴卡等)(永久)（4）银行对帐表（10年） 纸质原件 （1）货币资金盘点表、备用金盘点表、缴文本、纸质款日报盘点表（短期） 记录 文本、纸质 4、其（2）会计档案盘点表（短期）记录 它（3）财务清算实地盘点汇总表、办理移交文本、纸质汇总表、财务交接表、后续事项处理表记录 （短期） 七、公司档案存档要求

（一）以下对接人员即公司各部门档案管理人员 序号 1 2 3 部门 ** ** ** （二）存档形式要求

档案管理人员 序号 ** ** ** 4 5 6 部门 ** ** ** 各会计岗 资金数据管理**-cw-岗位 编号 财务专员 各会计岗 档案管理人员 ** ** ** 1、在档案存档过程中，具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。声像档案的暂时只以电子文档形式存档。

2、各部门整理归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更收。

3、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，归档的文件应用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。文件材料质地优良、字迹线条清晰、工整。

4、各部门在各项活动中直接形成的录像、照片等需以刻录成光盘，移交时需辅以文字说明（写明四要素：时间、地点、人物、事件、照片数量）。

（三）档案移交要求

1、收集：各部门由对接人负责本部门的档案管理与移交工作，部门内部由对接人各自对接；

2、整理：由各对接人按分类（按模块、按时间分类）、编号、装订（三点一线，16厘米）、填写《卷内文件目录》（附件一）、填写备考表，经本部门负责人检查签字后提交行政，再由行政到集团档案室填写《档案移交（接收）登记薄》，办理移交手续。

3、移交：行政档案、经营档案、业务档案由各对接人与**直接对接。会计档案因数量较多，存档要求高，由公司财务直接与集团档案负责人**对接存档。

（四）各部门出具的档案管理标准/规范要求

本方案规范的是**公司档案管理，各部门可以在此要求下有针对性的出具自己的档案管理标准/规范，以期达到对档案更有效的管理。

八、附件

附件1：《卷内文件目录》 附件2：《档案盒背脊》

附件一：

卷 内 文 件 目 录

部门： 分类（模块）： 编号： 盒号: 序文件 页备责任者 文件材料题名 日期 号 编号 次 注 按照公（公司总司编号1 要求填部门/人文件材料名称 存档日期 页 员名） 数 写 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 附件二：

LOGO LOGO LOGO LOGO 编号起始号 编号起始号 编号起始号 编号起始号 至 至 至 至 编号终止号 编号终止号 编号终止号 编号终止号 人 资 经 营 力 产 营 销 档 档 档 档 案 案 案 案 LOGO LOGO 编号起始号 编号起始号 至 至 编号终止号 编号终止号 业 风 务 控 档 档 案 案