Excel公式和函数 快速输入数据

在对Excel表格进行编辑时，通常会遇到工作表中的数据相同或有序的情况，为了实现这些内容的快速输入，可以使用Excel 2007提供的填充功能。本节主要学习如何快速填充数据的方法及技巧。 1．使用填充柄填充

在使用Excel输入数据时，经常需要输入许多连续或不连续的数据，如学生的学号，货物的批号等等，为了轻松快速的输入这些数据，可以使用Excel中“填充柄”功能实现，从而使操作简便、快速、准确，并大大提高工作效率。

所谓“填充柄”就是在Excel中位于某区域或某个单元格右下角的一个黑色小方块“”，当将鼠标指向它的时候，鼠标的形状变为实心十字“”形状。拖动“填充柄”可以将内容复制到相邻单元格中。下面以输入不连续学号和连续学号为例分别介绍使用“填充柄”进行填充的几种方法：

 以文本格式填充

输入“’”英文状态下的单引号，再输入具体数值。这样输入的数字格式自动变为文本格式，此时可以直接使用“填充柄”拖动，完成输入。该情况适合于输入学号，或输入超过15位的数字，如输入新版本身份证号码等。

例如，输入’2008001数据，按Enter键后，即可显示为一个文本数据。然后将鼠标置于填充柄上，向下拖动即可完成学号的自动填充，如图1-10所示。

拖动

图1-10 自动填充

 借助于Ctrl键填充

在单元格中直接输入数据，并将鼠标置于填充柄位置上。然后按住Ctrl键的同时，向下拖动即可完成数据的填充，如图1-11所示。

拖动

图1-11 借助Ctrl键进行填充

输入数据后，如果在拖动填充柄时，未按Ctrl键，则填充的数据将不是以序列的形式进行填充，而是以相同的数据进行填充。

提 示

另外，使用“填充柄”对文本进行填充，则可以实现相同数据的填充。例如，将鼠标置于“销售部”文字所在的单元格的填充柄上，向下拖动即可填充为相同的数据，如图1-12所示。

拖动

图1-12 填充文本

利用“填充柄”填充数据之后，Excel会自动弹出【自动填充选项】下拉按钮，单击该按钮，用户可以在其列表中选择数据填充的方式，其方式主要有以下3种，如表1-1所示。

表1-1 数据的填充方式及功能

填充方式 复制单元格 仅填充格式 不带格式填充 功能 复制原始单元格的全部内容，包括单元格数据以及格式等。 只填充单元格的格式。 只填充单元格中的数据，不复制单元格的格式。 2．使用【填充】命令填充

使用【填充】命令功能可以完成工作表中数据的上、下、左、右4个方向的填充。 例如，选择工作表中需要填充的数据，单击【编辑】组中的【填充】下拉按钮，执行【向下】命令，即可完成数据向下的自动填充，如图1-13所示。

填充 执行 选择

图1-13 向下填充

选择向下填充数据的单元格区域，按Ctrl+D组合键，即可实现单元格的向下填充。

技 巧

用户除了可以完成向下填充序列外，执行【填充】下拉列表中的其他的命令，还可以完成其他方向的填充。



向右

在单元格中输入数据后，选择从该单元格开始向右的单元格区域，执行该命令，即可完成数据的向右自动填充。



向上

在单元格中输入数据，然后选择从该单元格开始向上的单元格区域，执行【向上】命令，即可完成数据的向上自动填充。



向左

在单元格中输入数据，然后选择从该单元格开始向左的单元格区域，执行【向左】命令，即可完成数据向左自动填充。

选择向右填充数据的单元格区域，按Ctrl+R组合键，即可实现单元格的向右填充。

技 巧

3．填充

成组工

技 巧

作表

填充成组工作表，首先需要创建“组”，然后再进行填充。其功能可以实现在多张工作表中填充相同的数据，或者填充相同的格式。

同时选择“员工医疗费用统计表”工作表、Sheet2和Sheet3工作表，即可完成成组操作。选择需要填充数据的单元格区域，如选择“员工医疗费用统计表”中所有数据所在的单元格区域，并执行【填充】下拉列表中的【成组工作表】命令。

然后，在弹出的【填充成组工作表】对话框中，选择【全部】单选按钮，即可在其他的工作表中，填充与“员工医疗费用统计表”工作表中相同的数据，如图1-14所示。

选择向上填充数据的单元格区域，单击【编辑】组中的【填充】下拉按钮，此时弹出下拉列表，按U键即可实现向上填充。选择向左填充数据的单元格区域，打开【填充】下拉列表，按L键即可实现向左填充。

执行 选择 选择

图1-14 完成成组工作表填充

在【填充成组工作表】对话框中，主要包括3个单选按钮，其功能如下表1-2所示。

表1-2 填充成组工作表 填充格式 全部 内容 格式 功能 选择该单选按钮，即可向成组的单元格中，填充相同的数据（包括格式和数据）。 选择该单选按钮，可以向同组工作表中填充数据内容。 选择该单选按钮，可以向同组工作表中填充数据格式。 4．序列填充

在Excel中，当用户需要输入如等差、等比等有规律的数据时，可以进行序列填充。 例如，单击【填充】下拉按钮，执行【系列】命令，在弹出的【序列】对话框中，选择某种数据序列，填充到选择的单元格区域中，如图1-15所示。

图1-15 【序列】对话框

在【序列】对话框中，其各选项的功能作用如下表1-3所示：

表1-3 序列选项及功能

序列名称 序列产生在 行 列 等差序列 类型 等比序列 日期 自动填充 预测趋势 功能 选择该单选按钮，序列以行的方向进行填充。 选择该单元按钮，序列以列的方向进行填充。 把【步长值】文本框内的数值依次加入到单元格区域的每一个单元格数据值上来计算一个序列。 按照“步长值”依次与每个单元格中的数值相乘而计算出的序列。 根据选择【日期】单选按钮计算一个日期序列。 获得与“拖动填充柄”方法产生相同结果的序列 启用该复选框，可以让Excel根据所选单元格的内容自动选择适当的序列 步长值是指从目前值或默认值到下一个值之间的差。步长值可正可负，正步长值表示递增，负的则为递减，一般默认的步长值是1。 在【终止值】文本框中，用户可以输入具体数值，以设置序列的终止值。 步长值 终止值

在【序列】对话框的【类型】栏中，包含等差、等比、日期和自动填充项，这些

选项主要用于选择数据序列产生规律。

提 示

3．自定义数据序列填充

为了更轻松地输入特定的数据序列（如名称或销售区域的列表），可以创建自定义填充序列。自定义填充序列可以基于工作表中已有项目的列表，也可以自己创建列表。

 使用基于现有列表的自定义填充序列 在Excel组件中，为用户提供了多条内置的自定义序列，例如星期、月份、季度等序列。 用户只需输入序列中的任意一项，然后将鼠标置于该项的填充柄上，并拖动即可实现自定义序列的填充，如图1-16所示。

拖动

图1-16 使用现有列表进行填充

 使用基于新列表的自定义填充序列 在工作表中，选择需要填充序列的单元格区域。单击Office按钮，并单击【Excel 选项】

按钮。选择【常用】选项卡，并在【使用Excel时采用的首选项】栏中，单击【编辑自定义列表】按钮，如图1-17所示。

单击 选择 输入 单击 添加序列

图1-17 单击【编辑自定义列表】按钮 图1-18 选择项目序列

然后，在弹出的【自定义序列】对话框的【自定义序列】列表中，选择【新列表】项，并在【输入序列】列表中，输入序列的具体内容，单击【添加】按钮，即可将该序列添加到【自定义序列】列表中，如图1-18所示。

在“序号”所对应的单元格中，输入字母A，并拖动至A11单元格，即可填充序列为A~E，效果如图1-19所示。

拖动

图1-19 自定义填充序列

 编辑或删除自定义填充序列

用户不能编辑或删除内置的填充序列，如月和日的填充序列。但是可以编辑或删除自定义填充序列。

在【自定义序列】列表中，选择序列A~K序列项，并单击【删除】按钮。然后在弹出的“选定序列将永远删除”提示对话框中单击【确定】按钮，如图1-20所示。

单击 选择

图1-20 删除序列