银行会计档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步规范本行会计档案（含本外币，下同）管理，维护全行会计档案的安全完整，根据中国人民银行《银行会计档案管理办法》，结合本行的实际，特制定本办法。 第二条 上海银行会计档案是本行各项业务活动的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成部分。

上海银行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。

第三条 本行会计档案管理实行统一领导、分级管理原则。会计档案管理制度由总行制定，各单位负责贯彻执行。

存放在各单位的会计档案由各单位指定专人收集、整理、保管；存放在总行专用库房的会计档案由总行指定专人负责管理，定期收集、整理和销毁。

第四条 会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。采用非纸介质存储会计档案的，应设有备份并能满足查阅及打印要求。 第五条 会计档案保管期分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但不能缩短。

同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。

第六条 会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。

第二章 会计档案的整理

第七条 用纸质形式保存的会计档案，由会计人员根据立卷和归档的要求进行整理装订。用磁、光盘、缩微胶片形式保存的会计档案由总行统一录入、刻制和形成。 第八条 会计凭证及其附件的整理：

对每日业务处理完毕的会计凭证按科目代号从小到大的顺序排列，同一科目的凭证按现借、现贷、转借、转贷顺序排列，科目日结单排在该科目凭证的最前面，所有凭证附件应根据大小情况折叠整齐。 装订前要蹬齐（左侧及上侧），加上封面封底，在左上角处打双洞，并用专用线绳穿双线装订。装订成册的凭证应做到结实牢固，便于查阅，装订完毕，在绳结处加封棉纸条，加盖装订人员和会计主管人员的骑缝名章。凭证厚薄要适当（一般每册400-500张以内），多的可分册装订，并编列每日总册及分册序号。

每册凭证必须先装订，后按册单独编制凭证流水号。流水号必须与科目日结单借贷张数合计及每册总张数核对相符（以清单代凭证的除外）。严禁先编号后装订。

每册凭证封面各栏内容，即行名、日期、编号、总册数、分册数、科目代号及名称、凭证张数、附件张数、合计数，必须填写齐全，并加盖装订、复核、会计主管名章；每册凭证的脊背处（左侧或上侧）应加盖日期、行名章。

凡已装订成册的凭证，不得随意拆封。若要拆封应经会计主管同意，由两人以上会同办理，恢复原样时会计主管应在封底批注意见并签章。 第九条 会计帐簿的整理：

对公业务以交换号为单位，对私业务以储蓄所号为单位，对形成的帐簿、帐卡进行整理装订。活期存款分户帐应按月整理装订，其他帐簿按年整理装订（跨年度使用的登记簿除外）。

各类账簿应分科目按账号的顺序排列整理。整理时应检查账页有否颠倒、夹错、漏页；前后账页的余额是否衔接；手工账簿是否按规定记载“承前页”、“上年结转”和“结转下年”等字样；结转的帐页是否加盖“余额结转××户”戳记；每张账页是否填有科目代号、全称、页数及加盖记账、复核员章。整理完毕抄制帐页目录后进行装订。

账簿装订时，应将账簿蹬齐，加上账首、账页目录和封面封底。装订完毕，在绳结处加封棉纸条，加盖装订人员和会计主管人员的骑缝名章。账页多的科目应分册装订，账页少的可与其它科目合并装订。 每本账簿封面必须注明单位名称、科目代号、年度戳记，账首、账页目录应按规定填写齐全，各类帐簿的账首处右上角加贴印花税，并划线注销。每册账册的脊背处（装订的左侧或上侧）应加盖行名章、日期。

各类登记簿比照账簿的规定要求整理装订，卡片账比照会计凭证的方法进行整理装订。 第十条 财务会计报告的整理：

各类财务会计报告应按保管期限分类。按日生成的报表可视数量多少，按月或按年整理装订；按月或按年生成的报表应按年装订。装订时应加封面封底，缮制报表目录，在封面上填写单位名称、报表名称、所属日期、总册及分册数，加盖装订、复核、会计主管名章。装订成册后在绳结处用棉纸加封，加盖装订人员和会计主管人员的骑缝名章。

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第十一条 其它会计资料的整理：

其他应保管的会计资料的装订要求比照第七、第八、第九条规定执行。

第十二条 用磁、光盘、缩微胶片形式保存的会计档案制作后，应加贴索引标签。

第三章 会计档案的保管

第十三条 各单位应指定专人负责会计档案的收集保管工作，设立“上海银行会计档案保管登记簿”（以下简称“登记簿”），依照“上海银行会计档案保管期限”（附件一）的要求对收集的会计档案进行整理清分，按单位、年度、种类、保管期限的不同，分别登记“登记簿”。 出纳人员不得兼管会计档案。

第十四条 机构分立，会计档案由原机构保管；机构合并，会计档案应由合并后的机构保管。机构及分支机构关闭，会计档案由总行会计档案库保管。

第十五条 为了便于查阅，有条件的单位可对当年形成的各类会计档案在会计年度终了后留存保管一年，期满后，由基层单位移交总行会计档案库保管。各单位对留存的会计档案应妥善保管，防止会计档案丢失和泄密。

移交给总行会计档案库的各类会计档案，应根据“登记簿”造具“上海银行会计档案移交清册”（以下简称“移交清册”）一式三份，与实物核对相符后加盖公章，一份随实物入箱并加封，另两份与总行会计档案库办理入库移交手续。

总行会计档案库收到各单位移交入库的各类会计档案时，应逐件与“移交清册”核对，做到边核对边检查质量，无误后在“移交清册”上盖章签收，一份退还给移交单位，另一份留存。

第四章 会计档案库的管理

第十六条 各级会计档案库（箱）是存放各级各类会计档案的重要场所，是各级会计档案管理员做好会计档案保管工作的基础，必须按规定要求管理，严防丢失事故发生。

各单位应根据实际情况，设置独立的会计档案保管箱或设置会计档案库房。

存放在总行会计档案库的各类会计档案，应按保管期限分类集中存放，建立位置标志、箱号及索引卡片，便于查阅，定期整理。对破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪变的会计档案应予以修复或复制。 第十七条 会计档案库（箱）安全防范要求：

（一）会计档案库（箱）应远离有易燃、易爆品的场所，整个场地应保持干燥、通风。 （二）磁介质档案保管应具备防磁条件。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。 （三）库区配有防虫防鼠措施及一定数量的灭火器材等消防设备。

（四）库区电源开关应设有防火漏电的安全保护装置，库内照明灯具应选用防爆灯具。

（五）盛放会计档案的装具，应使用燃点高的材料制作，各装具堆入的高度应低于照明灯具0.5米。

（六）各级会计档案库实行专人管理，库门、库箱应随启随闭。库门、库箱正、副钥匙应分别保管，副钥匙密封后交由指定负责人保管；启用时必须办妥签收登记手续。

第五章 会计档案的查阅

第十八条 各单位应严格会计档案查阅管理，防止会计档案丢失和泄密。向总行会计档案库办理查阅时，必须遵循下列规定： （一）内部查阅

本行内部查阅会计档案，应填制“上海银行会计档案查阅申请书”（以下简称“申请书”），加盖与预留总行会计档案库印鉴一致的印章，由档案管理员代查或陪查。并将查阅的档案内容记录在“申请书”上，集中装订保管。

内部查阅，一般只限于查阅本单位的会计档案，若因特殊原因需要查阅其他单位的档案，必须经总行会计结算部批准。

查阅人需借调有关会计档案的，必须出具经分管行长签章批准的“申请书”。借出时在“申请书”上填写借调日期及档案内容，专夹保管，防止丢失；归还时在“申请书”上填写归还日期和查阅结果，“申请书”集中装订保管。

行内有关部门要求查阅会计档案，应出具该部门负责人签章的“申请书”。 会计档案查阅后，查阅人必须按规定在会计档案封底处签署查阅记录并签章。 （二）外部查阅

外部查阅应由开户银行填写“申请书”，加盖与预留总行会计档案库印鉴一致的印章，通过传真或交来人直接至总行会计档案库查阅。档案管理员应认真核对来人身份及印鉴，公函或介绍信作“申请书”附件并存档保管。查阅时应由档案管理员在场陪同。

开户单位查阅会计档案须出具单位介绍信及来人有关证件，并提供帐户名称、帐号和查阅要求，除中国人民银行另有规定外，任何单位只限查本单位的档案。

司法机关、行政机关、军事机关及行使行政职能的事业单位查阅，必须持县团级以上（含）机构签发

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的协助查询通知书以及相关人员工作证件。

查阅人取证，可以根据档案内容抄录、拍照、或复印，但不得把原件抽出借走，取证材料必须经档案管理员核对，并加盖“此材料属我行——支行会计档案复印件，仅供参考”章戳。

第十九条 查阅完毕的会计档案归还时，档案管理员应检查档案，有否被私自勾划、涂改、拆散或抽出情况，保证档案的完整性。

第六章 会计档案的销毁

第二十条 保管期限界满的会计档案应按下列程序和要求销毁：

（一）由总行会计档案库编制“上海银行会计档案销毁清册”和“上海银行会计档案销毁审批表”；由总行相关部门审批并签署意见。

（二）总行相关部门对会计档案进行销毁前鉴定。

（三）总行会计部门、稽核部门、会计档案库共同派专人至销毁现场监销。销毁结束后，应检查现场是否有尚未销毁的遗漏会计档案，是否有散片或误销情况，监销人员应在销毁清册上签字确认。 销毁会计档案应将档案信息与其保存介质一同销毁。

第二十一条 保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项处理完毕为止。

第七章 附 则

第二十二条 本办法由总行会计结算部负责解释。 第二十三条 本办法自二○○三年七月一日起实施。

附件： 1、上海银行会计档案保管期限 2、上海银行会计档案查阅申请书 3、上海银行会计档案保管登记簿 4、上海银行会计档案移交清册 5、上海银行会计档案销毁清册 6、上海银行会计档案销毁审批表

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附件1：

上海银行会计档案保管期限

一、永久保管的会计档案 1、年度财务会计报告及附件 2、资本金、股金及股权明细

3、挂失记录（包括挂失申请书、有关证明、登记簿及相关交易列表等） 4、会计档案保管登记簿

5、会计档案销毁清册和销毁审批表

6、存、贷款和银行卡开销户记录（包括各类开户申报表及附件、登记簿和相关交易列表等） 7、机构变动交接清册

8、有权机关查询、冻结、扣划书和相关交易列表

9、帐销案存记录（包括已转损益但仍需保管的各类债权债务资料） 10、久悬未取款项的明细清单 11、年度新旧科目结转对照表

12、重要印章的颁发、保管和缴销记录 13、各类数据移植清册

14、其他需永久保管的会计资料 二、保管15年的会计档案

1、会计凭证及附件（包括计息凭证备查联）

2、总帐及明细核算资料（包括分户帐、登记簿及其他形式的总帐及明细核算资料） 3、全行汇总的月计表和季度、半年财务会计报告 4、重要单证的领发、保管和缴销记录 5、会计人员及会计档案移交清册

6、会计人员重要业务及计算机操作权限登记资料 7、储蓄权限和特殊交易列表 8、其他需保管15年的会计资料 三、保管5年的会计档案 1、各分支行的财务会计报告 2、联行往来核算资料 3、密押表使用、保管记录

4、对帐单、对帐平衡表和对帐回单 5、余额簿

6、往来电报底稿

7、已处置固定资产卡片

8、其他需保管5年的会计资料 四、保管3年的会计档案 1、日计表

2、计算机应用系统运行日志 3、流水帐 4、不定期报表

5、其他需保管3年的会计资料

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附件2：

上海银行（ ）会计档案查阅申请书

年 月 日

查阅 部门 查阅 帐号 查阅要求： 借阅 内容 借阅 人员 帐户 名称 来人 姓名 查阅 日期 查阅结果： 借阅 日期 归还 日期 身份 证号 查阅 金额 支行审批审见： 审批人签章(预留印鉴) 总行或保管库审批意见： 审批人签章(预留印鉴) 单位预约日期： 年 月 日 查档人 签发人

附件3：

上海银行（ ）会计档案保管登记簿

种类： 保管年限： 第 页 批准销毁记录 保管 会计档案名称 册数 移入日期 移出日期 保管地点 档号 内 容 文别 文号 日期 备注 5

主管 复核 保管员 附件4：

上海银行( )会计档案移交清册

箱(袋)编号： 种类： 保管年限： 移交日期： 年 月 日 档案名称内容 起讫日期 数量 备注 档案名称内容 起讫日期 数量 备注 移出单位(公章)： 经办 移入单位(公章)： 经办

附件5：

上海银行会计档案销毁清册

编号 箱号 单位公章 装箱日期 保管编号 单位名称 会计档案名称 起讫日期 数量 备注 6

会计主管 装箱 复核 经办

附件6：

上海银行会计档案销毁审批表 销毁会计档案内容及原因： 会计档案库签章： 日期： 会计结算部审批意见： 审批人签章： 日期： 销毁日期： 销毁单位： 销毁地点： 稽核监督部审批意见： 审批人签章： 日期： 监销人员签章： 7