大型会议会务工作流程清单

环节工作模块工作任务会议名称会议时间会议地点会议室预订会议确认会议事由确定与会人员会议议程确定酒店准备会议资料会议通知回执收集根据会议形式及人数预订会议室确定与会人员类别及邮件发送地址明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等）附：资料（参见上一行）具体内容责任人时间节点是否完成明确人员分工将具体人员分工填入此表准备与收集撰写通知确定参会人员确定与会人数、姓名、性别、职务、联信息络方式整理通讯录准备与收集（内容同上）电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间列出打印清单及打印份数将文件整理装入资料袋发送邮件联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员储存资料印刷打印装订发放住宿接机会议前期准备酒店预订接机餐饮就餐形式、地外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备点确定茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板取笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位与总办专业人员联系摄影事宜回程人员姓名、航班；联系前台确认出票若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助会场会场布置摄影回程安排礼品会后活动安排人员报到摄影联系自备数码相机会议现场抓拍用回程机票预订会议礼品预订活动地点及人联系活动场所，车辆预订数人员报到资料发放直接前往酒店报到包括会议材料、代表证等大型会议会务工作流程清单

环节工作模块设备会场工作任务设备就绪具体内容检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪责任人时间节点是否完成桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬检查会场情况挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位签到表资料分发在会场入口处准备好签到表与笔，供出席人员签到准备好资料，人员签到后发放签到电脑与网络茶水摄影会议记录会议当天工作麦克风查看会场中携带笔记本人数，是否需要笔记本电脑使充电器，网线等,通知物业管理处接待用协助人员协助茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位摄影把关现场抓拍会议记录麦克风传递就餐确认与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关用自备数码相机抓拍会场情况录音笔录音，人员现场记录若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人致电食堂，确认就餐人数，保障午餐供应联系食堂，确保茶点准时送达告知与会人员茶点摆放点会后组织全体人员合影将礼品派发给与会人员回收并清空会场资料，检查是否有物品遗忘将提前准备好的酒水放到车上确定接送人员的车辆到位上车、到达餐馆时分别清点人数根据现场情况点菜（也可提前点好）晚宴后确保所有人员都能安全到达目的地将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道会议后尽早整理会议纪要经领导审阅后通过邮件发布午餐就餐地点指引指引与会人员到制定地点就餐茶点合影礼品准时送达下午茶时间大合照拍摄礼品分发会后会场收拾会场清理酒水车辆晚宴清点人数点菜晚宴后宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道宣传报道发布纪要整理邮件发布会议纪要会议后期工作会务费用结账对会务期间发生的费用进行结账报销报销组织相关会务人员进行工作总结，梳理会务工作总结后续工作跟进工作流程中出色之处及不足之处工作任务跟踪针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理管理