提升企业办公室工作效率的有效措施探索

探索争鸣２０１４年３月（上）　提升企业办公室工作效率的有效措施探索　张蓬蓬　（平顸山天安煤业股份有限公司朝川矿，河南平顶山４６７０００）　摘要：企业是追逐利润的市场主体。企业办公室工作是创造企，３ｋｌ４润的有效组成，其办公效率高低意味着经济效益的好坏。当前，企业办公室工作存在许多固　有的不足。如不明确的分工、工作压力过大、职业道德意识不强、员工素质过低以及积极性稍差等问题，严重造成了办公效率低下的情况。本文从办公室职能探讨　入手，对常见的办公问题做了分析，并提出几点工作效率提升建议，希望对企业经营活动有所帮助。　关键词：企业办公室；工作效率；措施探索　社会稳定是人民的共同心愿，是改革发　展的重要前提。在当前煤炭企业实现转型跨　越发展重大战略的重要关头，各种矛盾开始　集中体现出来，广大职工群众利益受到冲　击。为此，逐级上访事件频发，在一定程度　上影响了改革、发展稳定的大局，影响了煤　炭企业生产经营工作的正常进行。　一、办公室职能浅谈　作为重要的企业构成，办公室的功能　有：企业文化气氛的营造。在企业，办公室　是建设企业文化的重要组成部分，积极、乐　观的企业工作环境是办公室的义务、责任；　领导管理工作的协助以及为员工提供服务。　通常的办公室工作内容有接受与发放重要　文件、安排组织会议、对外联络、采购企业　所需物资、管理人力资源等。同时，领导决　策也需要办公室的协助，例如数据以及信息　的支持，做好行政管理协助工作；上传下达、　考核监督以及关系协调也是办公室的重要　职能，建立职工与领导层的交流平台。　二、管理中存在的不足　首先，员工的责任意识薄弱。在零碎的　办公室工作环境下，员工以为工作就是打　杂、跑腿，技术含量低，胜任标准低。因偏　差认识，员工工作很难安安心心，只想着职　位的上调。同时，培训机会的缺少不能有效　提升员工能力，在繁忙工作下，没有过多时　间学习。晋升困难，收人不高，员工工作得　过且过。　其次，需提升素质。在某些家族企业，　办公室员工有的是照顾性聘用，并没有太高　的素质与技能，专业不对口、学历低，整体　性办公室素质自然不高。此外，对于管理人　员，培养思路没有树立长远思想，技能培训　的举行也不频繁，这就无意的降低了人员素　质。　最后，还存在权责不清、分工不明的情　况。因为办公室要进行频繁多变的外部联　系。工作较多具有临时性。加上协调的缺乏，　出现了工作任务的分配不清，对于有效的办　公室工作管理构成阻碍。　三、关于提升工作效率的措施　（一）工作节奏的快速推进　在新时期，办公室办公应该努力为企业　中心工作服务，走开明理性、高效务实、励　精图治以及重诺践行的道路。要主动迎接新　时期市场经济的挑战，在工作作风、方式上　努力转变，在标准高、作风实、节奏快以及　要求严的思想指导下，推进工作节奏，提升　工作成效。同时，还应多做实事，少说空话。　在工作时，要做到又快又好，办事风行雷厉，　遵守时间，特事特办，急事急办以及当日事　当日办的习惯。办公室人员要在思想上树　立：及时学习、领会新文件、精神；及时接　受、消化新经验；及时快速引进新方法。办　公室人员要树立高效率、时间理念，在责任　感以及紧迫感基础上，方可圆满、顺利技术　完成上级任务。　（二）员工素质的提升　工作质量与效率和员工素质息息相关。　身为执行工作人员，办公室人员并无太多的　科班出身，许多管理工作者的技能相当缺　乏。知识的无限性以及快速更新要求具备工　作人员终身学习。培训的目的在于向工作人　员输送新的所在职位知识以及夯实所掌握　的工作技能。主要培训内容有：协调沟通能　力以及政治修养培训；文件管理水平培训；　文字能力培训；专业知识培训；计算机操作　培训。此外，企业在分析员工实际工作状况　与资历后，要拟定有效薪酬方案，将激励机　制加人其中。对各岗位、工作内容做兑现考　核，实现管理规范，提升员工素养。　（三）信息化办公　计算机网络已经在全球普及开来，其给　人们生活、工作带来了巨大的便利。企业的　办公室办公利用计算机技术，对于工作效益　的提升有巨大的贡献。在计算机技术利用　后，不仅是工作效率提升，员工也会因现实　的需要去学习新的技术，从而实现个人素质　的完善。构建于企业内部网络的计算机网络　化工作平台，内部人员可在口令以及密码输　入后登人，人员通常可完成试件提醒、日常　办公、系统维护、业务审批等工作。在１３常　办公内容上，可制定工作总结、计划，报送　报表与资料，处理接收的公函，监督、检查　以及发布通知等。在业务审批性能下，实现　在没有时空制约环境下的申请和审批必要　事务，做到公正透明与快捷。在事件提醒功　能下，可监控工作进展，提醒某些未办完工　作，对于工作的遗漏与失误情况是不错的避　免办法。在计算机网络环境下，考核工作也　可轻松进行，如在监控系统下，监控人员工　作状态，对于违规的工作操作、处理事务的　不及时、考勤制度的违反以及工作完成不及　时等行为，可实现自动扣分，具有公正透明　以及客观性。　（四）制度管理　构建有效、适用的管理制度，是企业办　公室办公效率提升的重要制度保证，是对办　公行为有效鼓励与约束的行为规范。第一，　对现有制度做优化完善，确保管理制度人性　化、合理，以之与现代企业管理模式逐渐适　应；第二，调研工作良好开展，帮助企业在　信息、数据上提供准确、完善的支撑。立足　于企业的年度营业计划，计划好调研工作，　以及以管理制度配套；第三，监督、制约机　制。在企业制度规范下，将检查、监督工作　落实到企业的各项工作中，保证企业办公室　０３３　办公的有效落实、严格检查、合理安排以及　严谨考核等；第四，时常更新工作观念，以　新的作风创建良好企业形象，提升服务水　平，对各切合实际、可带来经济效益的经验　做好总结推广；第五，请假事项严格管理。　办公室员工若要请假，或情有可原能销假，　则要参考制度规范，由主管领导批准。构建　签到制度，让迟到早退有追溯证据，以此当　做员工晋级或评优的参考标准。　（五）创新企业办公室办公　企业办公室办公难以摒弃固有的缺陷，　要及时的发现其中的弊端，以创新提升工作　效率。例如，工作的化简为繁、步骤精简等　目标，工作人员工作效率提升方法。在日常　工作中，应从员工那里得到改善工作的建　议，鼓励、监督员工与时俱进，如果对办公　室办公有好处，那么就应该放手去干，破除　戒律。　（六）考核机制的建立　考核机制不仅要求对工作效率有效监　督，更要求考核机制要客观公正。在构建考　核机制时，应该坚持公开、透明，负责人为　办公室最高领导，对办公室的各工作事项进　行严格、全面考察。同时接受其他员工的监　督，保证考核过得去。对于工作状况，督查　小组要或暗或明、不定期或定期做查明，对　违反企业制度的责任人要以企业内部制度　做好追究。若触犯法律则要报警。另外，若　办公室领导对下属员工包庇，则督查小组也　要对责任人问责。　四结语　在新时期，办公室工作是企业总体工作　的重要组成，其工作效率的好坏，是企业形　象、企业效益的重要影响因素。办公室工作　的职能非常广泛，其承担着企业的重要工作　任务。但是，现实中，企业工作存在许多固　有的不足。对工作效率提升造成一定的阻　碍，分析其问题所在，提出管理对策，方可　让办公室工作焕然一新。总之，在提升企业　办公室工作效率时，要分清工作主次，与时　俱进，做好服务工作，拓展学习范围，不断　提升人力资源总体素质。　参考文献：　［１］黎于玲．如何提高企业办公室工作效率的若　干措施［Ｊ］．建材与装饰，２０１２，（１３）：１７５　［２】王琳．新时期企业办公室管理实践思考　现　代商贸工业，２０１３，（１２）：６８－６９　［３】方顺荣＿，Ｊ、议新形势下企业办公室管ＩＮ［Ｊ］．城　市建设理论研究（电子版），２０１３，（２４）　【４】高忠礼，张占洋．新时期企业办公室创新管理　问题的思考【Ｊ】．全国商隋・理论研究，２０１３，（４０）：３３—３３　『５ｌ：Ｖ碧莲尉企业办公室工作效率的几点思考　ｆＪ］．办公室业务，２０１２，（７）：１０３—１０４