[全]专家评审会组织流程
一、开会请示
首先向上级主管部门申请召开专家评审/论证会,并附上会议方案。
请示内容需要明确项目背景,已完成的工作,计划开会的时间、地点,最终希望获得的成果。会议方案内容需包括项目背景、目的,拟参会专家名单,拟参会单位和人员,会议时间和议程,会议准备材料等信息。
相关事项建议提前一周进行准备。
二、开会准备
1、邀请参会人员
根据项目的特点,提前与专家进行沟通,告知项目背景和遇到的问题,并与专家是否有意向参加会议,以及会议的时间和地点(该地点为城市地点)能够相互满足。
待专家确认后,与上级领导确认内部的参会领导。
2、确定会议地点
参会人员确认后,联系预定开会具体地点,根据会议的类型选择开会地点。
3、准备开会资料
开会资料包括:主持词,邀请函,签到表,专家意见空白表,专家组意见表,会议汇报材料,席卡,会议流程等。
主持词内容包括开会目的,专家介绍,领导介绍,设计院介绍,项目背景介绍,最后推荐专家组长。
邀请函:需明确开会时间,地点,会议名称,联系人及联系方式。
签到表:签到表须有2份,一是会议签到表,内容包括姓名、单位、职务、联系方式;二是专家签到表,内容包括姓名、单位、职务、联系方式等。
专家意见空白表:该表专家一人一份,其中表的右下角须有专家签名。
专家组意见表:该表是本次会议最终的结果展示。建议将帽子部分先编写完成,结论部分由专家现在填写。
汇报材料:根据会议的性质不同,由不同方准备材料,材料的数量应与开会人数一致,并额外预留2-3份。
席卡:根据确认的人员名单,提前打印好席卡。
会议流程:按照会议性质,明确会议流程及发言顺序,待明确专家组组长后,会议内容可由专家组组长组长。会议流程也需要做到人手一份。
三、会议进行中
会议中需安排人员做好机动工作
四、会议结束
及时将会议资料收回。
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