办公自动化对现代文秘的影响

办公自动化对现代文秘的影响

林琳

（黄河水利职业技术学院，河南 开封 475001）

摘 要：办公自动化改变了传统文秘工作方式，提高了工作效率，适应了当前社会的需要，也给文秘工作带来了极大的影响和冲击。从办公自动化的发展切入，分析了办公自动化在文秘工作中应用的必要性及影响。

关键词：办公自动化 文秘工作 办公自动化设备

引言

随着社会的发展进步以及市场经济体制的改革,各个领域工作中处理的信息量大增,企业的生产经营正不断向集约化、现代化迈进,产品的科技含量不断提高,在这种背景下,传统文秘工作中存在着许多弊端而无法满足现代办公的需求。办公自动化作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生，在当今的文秘工作中发挥了巨大作用。

许多事务工作,如速记、誊写等普遍由手工操作转向使用电脑,不仅如此,由于一些办公自动化软件(Excel 、Powerpoint 等) 的应用,使报表统计、会议安排等大量繁琐的日常工作趋于智能化。可以说,现代文秘工作最大的特点就是办公自动化,文秘工作已经进入了办公自动化时期。网络通信技术和计算机技术的融入,使现代办公室不再是孤军奋战,不再是闭门造车。当代秘书工作推崇一种新概念“OA”。OA(office automation) 即指办公自动化,是指利用现代信息技术提供的技术手段改善办公室工作的环境,提高办公室工作的效率与

水平。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展,计算机及通信等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的,当然就首当其冲地受到这个浪潮的影响。

1办公自动化概述

1.1办公自动化涵义

办公自动化是指利用计算机、通信和自动控制等技术与设备,实现办公业务的自动化。英文简称OA。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。

1.2办公自动化系统的主要功能

①文字处理。办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。

②数据处理。包括数值型和非数值型办公信息的处理。

③资料处理。包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。④行政事务处理。包括机关本身的行政业务，如人事、工资、财务、营房、基建和办公用品等的管理。

⑤图形、图像处理。包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。

⑥语音处理。包括语音的输入、存储和输出，语音识别和合成以及语音和文字之间的转换等功能。

⑦网络通信。网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一。它可以沟通系统内部各部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。

⑧其他。如信息管理、辅助决策、专家系统等功能。一个办公自动化系统的建立，其功能和规模视其目标而定，并根据不同的技术要求配置相应的各种功能设备和软件。办公自动化是一项军民通用的综合性技术，在军事领域中应用，其可靠性、保密性、安全性和实时性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息综合处理能力更强，广泛应用于军事机关办公、军事训练、作战指挥、后勤保障等各个方面。

2办公自动化对文秘的影响

在早期,大家认为OA 就是诸如公文流传、收发文管理、档案管理、会议安排、电子邮件等这些非结构化数据的处理交换,其面向的用户群也只是机关或企业的职能部门、文秘部门。其实今天看来,OA 应该有更丰富的内容和层面,更广泛的用户群,对网络的依赖性更大。对于高层领导而言,OA 是决策支持系统;对于中层管理者而言,OA 是信息管理系统;对于普通办公人员而言,OA 是

事务/ 业务处理系统。计算机技术是OA 的前提,没有了计算机技术,来阔谈OA ,无异于痴人说梦。

网络通信技术是OA 的基础,OA 是利用网络通信技术来实现人与机器、机器与机器以

及人与人的交流,没有网络的支持,OA 便成了空中楼阁。

2.1对日常工作的影响

秘书的日常工作中,单位内部的沟通协调、事务管理类的工作居多、计算机技术及网络的应用使这类办公变得更方便、更轻松。主要表现在:

① 资源共享,使信息和资源由整个机构共享,使得众多人员能够一起处理项目;

②节省资金,在一个网络上,昂贵的硬件(例如彩色打印机、传真/ 调制解调器) 都可以由这个网络上的每个人员所共享,这种硬件共享方式就是节省开支的一种替代方案;

③效率高,一封电子邮件可以使你在几秒或十几秒的时间里便与你的业务对象进行联系。而对于一个企业而言,在一个普通的发文系统中,可以定制批阅流程,工作人员起草了发文以后,根据批阅流程,由相关人员批阅,最后交由领导签发,如果同时配备了档案管理系统,对于需要进行归档的文件,在领导签发后,还可自动进行归档管理,整个事务处理过程非常清晰有条理,从而避免了工作中人为地推诿和拖延,极大地利用网络的高效率传递来提高办公效率。

④网络改进了内部信息控制的可靠性和准确性,内部办公公自动化系统可以根据各个岗位设置资源存取权限,可以对邮件、数据加密,还可结合电子签名技术等来确保办公的安全可靠进行;

⑤网络使远程办公成为可能,现在许多大型集团性企业由于业务发展的需要,在各地建立分公司,或者由于销售网络的开拓,在各地建立销售网点,相互之间的办公文件可以通过电

子邮件传送,商务会谈也可以在网上进

行,这可以大量节省办公费用,大大提高工作效率。

2.2对其他工作的影响

秘书的职能中,除了日常事务管理、沟通协调外,还有更重要的参谋咨询、辅助决策职能,秘书要做好领导的助手,除了练就扎实的业务功底,还需要经常进行调查研究,掌握和本行业、本单位、本部门密切相关的前沿性、动态性、苗头性的信息,只有这样才能在领导集团的决策过程中,提供高质量、有价值的资料,真正当好领导的参谋助手。通常,依靠报纸、杂志、电视等手段获得信息费时费力,效率很低,而计算机技术和网络技术的融入,使得秘书调研工作的效率成倍提高。首先,网络的速度优势能为秘书调研提供第一手资料,秘书调研中常会遇到一些突发事件,需要赶写紧急材料,这些工作的关键是充分占有材料,网络无与匹敌的速度,能解“燃眉之急”;

其次,网络集信息之大成,它的丰富信息是秘书调研的“资料库”,需要某方面的信息,只需输入关键字,即可搜索到与此相关的所有信息,秘书可以从中仔细挑选,下载打印,细细研究。秘书可以方便快捷地利用这些手段搜索到大量的有效信息,深入开展调查研究,协助做好工作活动中的分析、判断、预测,高节奏、高效率地为领导提供服务,更好地发挥助手作用。

3如何组织办公自动化环境下的秘书工作

办公自动化给秘书工作带来如此大的冲击和改革,那么,秘书工作在办公自动化条件下的新情况、新特点及应当注意的事项,是我们应当认真考虑和研究的。秘书工作是办公室行政工作中最常见、最普通的一类,OA 对于秘书工作来说,只是一种技术手段的更新,从管理

的内容或对象来说,推行办公自动化还存在着一些误解。

如何正确运用好办公自动化,提高秘书工作水平,实现秘书工作现代化呢? 在秘书工作中,应当有计划有步骤地从长远发展的角度去组织这项工作：

一、认真实现秘书工作的规范化操作。要科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范,严格规范秘书工作制度和程序。

办公自动化的实现对日常性的事务处理有极大的帮助;但是,象公文办理、档案管理等工作虽然运用了自动化软件,由于这类工作有传统的规范程序,例如,公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节,档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节,即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理,使OA 与传统秘书工作真正相结合。

二、认真分析工作中所需要的信息处理功能,分清轻重缓急,把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上,切实取得成效和经验。

三、随着办公自动化进程的推进,秘书人员的素质需要不断提高。

除了在日常工作中不断完善自己的专业知识,提高自己的业务技能,单位或部门还应组织或培训秘书人员熟悉常用的现代化办公设备以及常用的办公系统软件,使秘书真正成为一个办公自动化时代的行家里手,在办公

自动化环境中从容高效地处理业务工作。

四、重视设备与软件的购置,更要重视它们的使用与管理。

4秘书如何适应办公自动化

办公自动化的实现从方方面面对传统秘书工作提出了挑战,处于转型期的秘书人员应努力适应办公自动化新环境。

首先,从思想观念上应充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效;

其次,应落实到自己的行动上。秘书工作千头万绪,错综复杂,秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段,尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术,熟练使用办公自动化软件(如Word、Excel 、Powerpoint) ,以适应新环境对秘书的新要求,充分发挥秘书职能;最后,要能逐渐地在日常工作中,把传统工作环节和先进的自动化手段相结合,真正提高工作效率。

秘书工作的现代化不是一朝一夕之功,是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术手段仍然拖沓不前、因循守旧,就会影响整个单位的工作和效益。

因此办公自动化的实现对于秘书工作的现代化不仅重要,而且势在必行。只有切实有效地逐步建立办公自动化体系,才能使秘书工作呈现出快节奏、高效率的崭新局面。