各部门出货管理程序

各部门出货管理程序

一、出货流程：

商务部开销售清单→商务总监审核→签字→收银台2次核准：数量、价格、总额，随后盖收讫章、签名和加盖私章→仓库根据销售清单发货①商务主管签名②收讫章③收银人签名盖章。注：仓库决不允许先发货，后补单，一律凭单发货。

二、具体执行部门规则如下：

1.商务部

①发外地货，对方（是指买方公司在授权书上已授权的人）必须在销售清单上签名确认回传后方可出货。

② 买方公司发过来的传真件，上面必须有“凭传真件有效”字样或者先签协议书注明。

③ 发本地货，如不是付现金拿货，拿货单位的被授权人要在合并三联的销售清单上签字，同时签欠款单（欠款单统一印制）欠款单编号在销售清单上备注。

④商务人员必须对销售发货整个过程跟踪到底。开好的销售清单提货联交仓库，收款联及客户入库单交前台收银，并让前台签收。商务人员每一步的手续都要交待清楚（包括送货司机，三轮车主）。若有差错，该商务人员必须马上补救，若因手续不清，造成损失，后果由该商务人员负责。

⑤商务总监对签名确认的单据负全部责任，如商务人员未按规定程序办理相应手续或办理手续不完善导致货款无法回收，则当事人负全责。

2.前台收银

①前台办理结算手续前必须确认是否有商务总监签名确认，若商务总监外出，则要看到商务总监发的表示同意发货的短信息，才可办理结算手续，并且要在商务总监回来后补签。

②收银台对销售清单要进行2次核准：数量、价格、规格、日期、总额都要准确无误；然后确认盖收讫章、签名、加盖私章。

③ 办理完结算后,前台留存销售清单存根联,并将客户联、结账联、提货联合并给客户签字后，结帐联交回前台→出纳；提货联交回仓库→会计。

④前台工作人员要妥善保管好办公用品（计算器，私章及收讫章）不得遗失及借用，以免他人擅自偷盖收讫章及私章。如有遗失应及时向公司反映，同时补办。

3.仓库

①仓库一律不允许先发货，后补单。一律凭单发货，并且要求单据手续齐全（1）商务主管签名（2）收讫章（3）收银人签名盖章。仓库要做到认单不认人，没有单据，任何人都没有权利发货。

②仓库把客户签名后的提货联交给会计，不交出纳。

③广东内部和外贸部可以先发货后开单，但必须单据齐全才可以放行。

④无单据发货者，一次罚款500元。

⑤因质量不好退货，必须开退货清单一式四份（供应部一份、收货单位一份、财务部一份、仓库存根一份）。

⑥仓库发掉的货，一定要盖“货付讫章”。如果没有盖章已发货一次罚款20元。财务部监督执行。

⑦发货三轮车：

由仓库主管负责，仓库留存固定送货司机的证件（同时在财务部留存一份）。具体操作如下：

①库要用固定送货司机送货，司机要留下三轮车或货车行驶证复印件，身份证复印件及车牌号码。若送货司机未留任何证件,仓库让其将货运走,导致货物丢失,则仓库负主要责任,损失由仓库主管赔偿。

②每次发货托运，在提货单上注明送货车号，送货人签名。

③送货司机拿回对方公司签名的送货单（如有入库存的单位也需一并拿回），我公司才可付给其托运费，托运费当次结清。（出纳预付备用金，委托仓库代付。）

注：若本地客户当天送货清单无法签字，业务员需在三天内去补签，财务部监督执行。

4.财务

①核查所有欠款单位是否有合同书及授权书如发现无以上手续要立即通知商务部经办人员补办手续，同时报告管理人员。

②财务每天要凭有效符合规定的单证做账: (1)外地发货,要求有效传真件,方可记账。(2)本地发货,要求销售清单和欠款单上必须有买方授权人的签字或盖章后方可有效记账。

③发现不符合规定的单证或单证不全应及时补救。若财务未及时补救，出现问题导致货款无法收回，财务负主要责任。公司将对财务部相关人员进行罚款或要求财务部相关人员赔偿损失。

④超过三天没来补签，处于每张20元的罚款。