课程设计实验报告

实 验 报 告

实验名称 课程设计

课程名称 高级办公自动化

院 系 部:人文与社会科学学院 专业班级： 学生姓名: 学 号： 指导教师： 成 绩： 实验日期:2011.12.1-2011.12.14

华北电力大学

一、实验目的及要求：

高级办公自动化是为了让同学们更加熟练掌握如何使用微软的一

系列办公自动化软件，为了让同学们在毕业以后能更好的工作，掌握工作中必须要用到的知识技能，学校特组织了这次高级办公自动化实习，学习Office套件，随着办公自动化对我国的影响，Microsoft Excel已经逐渐成为我国办公人员必须熟练掌握的一项技术，Microsoft Word也成为大部分人使用的文字编辑软件，对于其他的办公软件，人们也在逐渐的使用与熟练化。通过这次实习，使同学们掌握办公自动化的最基本理论和知识，具备基本的计算机操作和使用技能，学会使用重要的办公自动化软件，熟练掌握这一系列软件的使用方法，为以后工作打下坚实的基础，使同学们紧跟时代的步伐，在信息社会中有一番自己的作为。

二、仪器用具：

仪器名称 Computer 规格/型号 数量 1 备注 Excel的使用操作

三、实验内容与步骤: 实验内容：1．动态分析图表设计

2．自动生成报告和演示文稿

实验步骤： 1.前期任务：

（1）了解办公自动化各种设备的基础知识；比如公式与函数的应用 （2）了解操作系统的初步知识与应用；

（3）掌握表格系统Microsoft Excel 的基本使用方法：

收集数据，创建工作表，各种数据类型的输入和显示；各种公式和函数的使用,运算符的种类,单元格的引用；工作簿的打开、保存及关闭；工作表的管理；单元格行高和列宽的调整；编辑、移动和复制单元格中的数据；单元格、行、列的插入和删除；列、行的隐藏、恢复和锁定；查找与替换。

对工作表进行美化，是工作表美观大方。进行表格工具的设置。设置工作表中字体和数字格式，数据的对齐方式，工作表标题设置；底纹和边框的设置；格式、样式、模板的使用。

建立Excel数据库的数据清单，对excel中的数据进行统计分析，进行数据的编辑；数据的排序和筛选；数据的分类汇总。

④通过使用Microsoft Excel，学会如何使用电子表格软件处理日常

的数据核算。 2.具体操作

前期任务是熟悉excel中要用到的具体知识，前期任务掌握好了，即可进行excel的具体操作了。

动态图表是依靠数据的变化来使图表变化,这里的重点是要采用“名称管理器”，用自定义名称配合窗口控件来展现动态图表。

（1）插入图表

对收集的数据进行基本处理，在数据处理这一过程中，会遇到许多函数的应用，我用到的函数有以下几种：

sum,average,rank,countif,counta,small,min、large、max等函数。 （2）数据处理结束，新的数据源出现，新的数据源是对工作表数据的整合和分析。开始进行动态图表的创建。

（3）首先，进行下拉菜单的设置。点击“数据—有效性”，进行设置。出现我需要的两个名称。“高一（1）班，高二（2）班”。 （4）在“插入”选项卡中选择“名称”来进行“定义”。

这一步应用的是index函数和match函数，index函数是一个引用函数，index(array,row,colum),应用好这一个函数，就可以做到图表的动态变化了。另外一种方法是offset函数的应用。

涉及到offset函数的运用，容易出错，是本次实验的一个难点。需要我们在充分理解函数的含义与应用，还有不断操作的基础之上才能完成。需要我们反复的琢磨，分析，操作。“OFFSET”是一个引用函数，是表示函数返回某个单元格的值，该单元格与在相邻区域中引用的单元格或单元格区域。例如：=OFFSET(B2,2,-1,1,1)

  

B2-是指所引用的单元格区域。

2是指指示要移动的行数。正数表示向下移动，负数表示向上移动。 -1是指指示要移动的列数。正数表示向右移动，负数表示向左移

动。



1（函数中出现的第一个1）是指指示要返回多少行数据。这个数

字必须是正数。



1 （函数中的最后一个值）是指指示要返回多少列数据。这个数

字必须是正数。

在使用此公式时，“OFFSET”函数返回从单元格 B2 开始向下两行、向左一列的单元格（即单元格 A4）的值。单元格 A4 中的值为“多少”。因此，公式返回“多少”。距指定数量的行和列。

这个例子我们发现offset的返回结果可以根据宽度和高度的变化成为一个数据区域。也可以通过调整offset参数的数值，可以随意改变参数引用的区域，在动态图标设计中，就是结合组合框和滚动轴的配合来使图动起来。

（5）设定定义完成后，在插入中选择“图表”，对图表里的内容进行设置，当然要用到刚才我们所设置的定义，这是一个关键部分，是图标能够动起来的一个非常的关键的因素。右击图表，选择“选项按钮”右键“ 设置控件格式”。右键“组合框”控件后或是滚动轴，选择“控制”在数据源区域内输入控制区域，并在单元格链接。

（6）下面是关键的一步，使图表动起来，那么我们就用在前面设定的自定义名称。选中图表，右键，“选择数据”，弹出“选择数据源”菜单。对其进行编辑。

（7）在图表的有关选项“系列”中输入“=jj”,“jj”是刚才在定义中定义的名称。X轴就选择“语文平均分”到“生物平均分”那个单元格。

（8）修改前面“选择数据来源”。而后点击确认，简单的动态图表就形成了。

（9）滚动轴的创设，在“视图”的工具栏中，选择控件工具箱，即可

找到滚动轴，设置三个。而后，分别对三个进行定义。

因为比上一个动态图表要复杂，所以它所控制的量也相应的很多，对每一滚动轴进行设置，都要考虑三个变量，这里，进行定义的时候，还是要用到offset这个函数，一定要注意控制变量的位置，否则很同意就会出错，在操作的过程中，因为一个地方的失误，导致整个图的变化都有问题，所以进行定义设置的时候一定要谨慎。设置完定义，然后选择插入图表，将进行一系列数据的修改，而后点击确认，生动的动态图表就出现了。

（10）完成了动态图表的设置，基本上这次的实验内容也结束了，最后一步实验室进行word与excel之间的转换，还有ppt与excel之间的转换，自动生成报告和演示文稿。首先，新建word文档，而后点击插入，选择对象，在点击“在文件中创建”点击浏览，找到我们做成的excel表格，点击确认，而后就实现了两者之间的转换。ppt与excel之间的转换，步骤也是如此，新建ppt，插入对象，从文件中创建，选择动态图表所在的excel表插入。

这就是这次实验的具体步骤，比较繁琐，比较容易出错，但是只要反复的操作，还是会有很多收获的。

四、实验总结:

通过这次高级办公自动化实习，我对excel的应用又有了新的认识，原来excel不仅仅是我以前所理解的只是一个简单的数据处理工具，excel还有更高的功能，还有这么多我所未知的东西，通过这次实习，我决定在接下来的时间里，要好好研究excel的应用，毕竟这几天简单的实验操作，还不能完全的掌握对其应用的所有知识，还需要我在课下的时间

里好好分析研究。相信，在以后的工作中，这一块的内容肯定能用得到。在这个信息时代，办公自动化已经是一个众人皆知的趋势，作为主修行政管理，公共事业管理的我们来说，这门技术更是必不可少，更是我们出去工作跟别人竞争的一个有效的砝码，意识到这个领域真的很重要，所以要下决心好好学，好好研究。尽管这次的实验时间比较短，还没有对excel的知识有全面的掌握了解，但是对excel的重要性以及一些重要的部分内容有了大致的了解与掌握。比如公式函数的应用，动态图表的完成等。希望这次实验不是我们学习高级办公自动化的结束，而仅仅是一个开始，在未来的工作中，我们将会更加广泛的应用这一技术，为我们的工作简约化，方便化，信息化，同样也使我们不落后于时代，使我们紧跟时代的步伐。通过这次实习，我真的收获很多，同时谢谢老师的指导，同学的帮助，正是有了你们的帮助，我的这次实习才能圆满完成。