JINBAN（集团）公文行文规范
（试 行）
第一章 总 则
第一条 公文是集团公司在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻颁布规章制度，实施行政措施、请示和答复问题，联系商洽工作，开展业务，制定计划报告情况，总结经验，记载活动的重要工具，是各单位、部门进行正常工作和活动的有效手段。为使集团公司适应发展需要，使集团公司的公文处理规范化、制度化，特制定本办法。
第二条 公文处理指公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保集团秘密的安全。 第五条 集团办公室负责集团公司公文处理工作。统一收发、传递、催办、打印、用印、立卷、归档和销毁。
子公司办公室在集团办公室指导下负责本单位的公文处理工作。
第二章 公文的主要种类
第六条 常用公文种类 上行文
是指下级机关向它所属的上级领导机关发送的文件。 （一）报告
适用于向上级单位（部门）、领导汇报工作，反映情况，提
出意见或者建议，答复上级单位（部门）、领导的询问。结束语用“特此报告”、“以上报告，如无不妥，请批转”、“专此报告”、请审阅。
（二）请示
适用于向上级单位（部门）、领导请求指示、批准。要求一文一事，结束语用“以上请示妥
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否，请批示”。
请示和报告使用时有区别，不能写成“请示报告”，具体说：“请示”用于向上级机关请求指示、批准；“报告”用于向上级机关汇报工作、答复询问。“请示”行文必须在事前；“报告”一般在事后行文。“请示”要求及时答复，而且以批复下文；“报告”不需要答复。
下行文
是指领导机关对下属机关的发文。 （一）命令
适用于依照有关法律规定发布行政或业务的规章制度；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级单位、部门不适当的决定。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
“命令”具有特别的强制力，“决定”制约性仅次“命令”，具有指导和指挥性。 （三）指示
适用于对下级机构布置工作，阐明工作活动的指导原则。 （四）通知
是发布规章制度；传达上级精神，办理和需要周知或者执行的事项；人员任免所使用的公文。 “指示”不能滥用，一般日常工作用“通知”，对下级布置重要工作，同时阐明工作活动的原则时，用“指示”。
(五）通报
是表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况所使用的公文。“通报”具有教育性，启发教育相关人员，以先进为榜样，以错误为借鉴，常为企业使用文体。先写事由，再写事项，进行必要的分析，得出必要的结论，最后写明有关的态度和决定。
（六）公告、通告
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“公告”适用于向各单位、各部门宣告重要事项或者法定事 项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （七） 批复
适用于答复下级单位（部门）请示事项。 平行文
是指同级机关或不相隶属的机关。 （八）函
函是不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项的公文。
（九） 意见
适用于就某一工作提出见解和主张，阐明工作原则和方法，或提出建议。 其他文体 （十）会议记录
生产、工作、学习或其他重要事情用会议形式研究讨论，把会议内容记录下来就是会议记录。 记录内容包括：举行会议的单位、会议名称。会议组织情况：时间、地点、会议主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人。会议进行情况：会议主持人的启示性讲话及与会者发言；会议的决定。另外，休息、散会、表决等会议进行情况也要记录。
（十一）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
它根据会议的指导思想和目的要求，以会议记录为底本而写成，它既可以上呈，用以汇报会议情况和结果；也可以下发或平发，用以传达会议精神和议定事项。重点在写会议中心思想和要点。
（十二） 大事记
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是根据时间顺序记载一个企业在一定时间、一定范围内发生的具有重大影响的重要事件或重要活动的公务文书。
正文由时间和事项两部分构成。
时间连续而有序，反映事物的发生发展过程和行政管理工作的进展情况。因此，大事记必须按照时间的先后顺序记明年、月、日，有的重要事件还要记明上午、下午或晚上的具体时间。有的工作不是一天完成的，则要记明起止日期。时间延续较长的某项工作，可以分为几个阶段分别记载。
事项，即大事记记录的大事、要事。通常是一事一记。如果一天之内发生几件大事，按一项一条一个自然段分别记录；如果是连日组成一件大事的，一般是放在事件的最后一天记录。
（十三）计划
是为指导未来行动而拟定的目的和目标做出的安排。具体点就是办理任何一件工作、完成任何一项任务之前，对工作内容、质量提出一定要求，对时间规定一定时限，对做好工作采取一定措施，并把这些要求、时限、措施写成书面材料，就叫计划。
（十四）总结
一定阶段内的工作、学习或思想情况进行分析，做出判断，以便肯定成绩和经验，发现缺点和问题，明确前进方向，更好指导今后的实践，这个认识过程叫总结。
（十五）述职报告
是指管理者在一定范围内的会议上，向上级组织和员工如实地陈述自己履行职责情况，请求与会者审议的报告。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送单位、印发单位和印发时间等部分组成。
（一）发文单位应当写全称或者规范化简称。（我公司简称为：金邦公司）
（二）发文字号，包括单位代字、年份、序号。各单位发文由办公室统一编号、用印。
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（三）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，包括公文主题和文种。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（四）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。如果公文本身是专门颁发或转发某一文件的，文末不必再写“附件”。
（五）公文除会议纪要外，应当加盖发文单位印章。
（六）成文时间，以领导人签发的日期为准，特殊情况以印发日期为准。 （七）文件应根据文件内容标注主题词。
（八）公文排版规格：文字从左至右横写、横排，标题用二号小标宋体字，正文用三号仿宋体字，文中如有小标题可用三号小标宋体字或三号黑体字。
页面尺寸：公文用纸上白边（天头）空37mm±1mm，左白边（订口）空28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。
公文页码：使用四号半角白体阿拉伯数字，位置居于页面底端中心15mm处，公文一般每页22行，每行28个字左右。
第八条 公文用纸一般采用国际标准Ａ4 型（长297毫米、宽210毫米）。左侧装订。 平订钉锯与书脊间距离为7mm—10mm，钉锯外眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。
第九条 主题词、主送单位、抄报单位、抄送单位、印发单位（部门）、印发份数和印发时间打印在公文最后一页底端。
第四章 行文规则
第十条 以集团公司名义下发的文件应由集团公司总经理签发。各子公司公文由各公司根据本办法，制定具体实施细则，但所下发文件须抄报集团公司。
第五章 公文办理
第十一条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、
催办、查办、立卷、归档
销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、
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归档、销毁等程序。凡需要在公司范围内下发的文件都应填写《发文审批表》，经相关领导审核、签字后，方可下发，否则下发文件无效，并给予当事人及单位领导警告批评、经济考核，直至纪律处分。
第十二条 集团公司收到的公文（署名部门的除外）统一由集团办公室根据文件内容，分送相关部门办理。
第十三条 公文催办、查办应做到：
（一）送领导人批示或者交有关部门办理的公文，由集团办公室负责催办、查办，做到不积压、不误传，防止漏办和延误。
（二）承办人员对承办的文件必须认真、及时做出处理。对不能及时处理或答复的文件，应先以电话、便函答复对方；需延时处理的应经有关领导批准，不得无故拖延。
（三）对重要文件，应当及时了解和反馈执行情况。 第十四条 公文的传阅：
（一）凡需传阅的文件应由办公室文秘人员填写《文件传阅卡》，由办公室阅读并签署拟办意见后，再由文秘人员分别呈报或送达各级领导或承办部门阅办。公文一般应当天签收，当天签出，重要文件、急件根据需要急事急办，即来即办。
（二）正常工作情况下，文件自收文之日起，至送达阅处之人止，不得超过两天。 （三）对于需传阅的文件，由办公室文秘人员按程序负责传阅、回收。
（四）阅读文件应及时，重要文件应在当天阅完并交回办公室，其它文件不能超过两天。文件的传阅应遵循保密制度，不得将有密级的文件带出办公室阅办或擅自复印、散发。
（五）公文传递要准确、迅速、安全、保密，并要有严格的登记手续。 第十五条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规、方针、政策及公司的各项规范及发展要求。 （二）情况属实，条理清楚，文字精炼，标点准确。
（三）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当
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写具体的年、月、日。不要写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写月、日。年份要完整表述，如“2006年”不能写成“06年”。
（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“１”，第四层为“（１）”。 （五）公文中的计量单位必须使用国家法定计量单位。
（六）用词、用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。（如：山西金邦贸易有限公司，以下简称金邦公司）
（七）草拟公文后需审批的公文，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。 （八）草拟、修改、审批和签发公文，一律用钢笔或中性笔，禁止用铅笔或圆珠笔等容易涂改、褪色的书写工具。修改公文内容时不得在文稿装订线外书写。
第十六条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词语、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。
第十七条 印章使用应遵守以下规定：
（一）印章盖章位置：要求印章与正文之间不允许再加内容，因此印章与正文之间应控制在3—5cm内盖章，应端正、居中、印章下弧线压住成文日期。
（二)公文盖章时必须检查原稿是否经过领导核签，严格执行《印鉴管理使用规范》的印鉴使用流程，印章要盖得清晰端正，严防错盖、漏盖。
第十八条 打印、校对应做到：
（一）缮印的文件，必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美观，份数准确。 （二）打印出的文件应由起草人或起草部门校对，一般文件校对１至２次；重要文件应校对３次；上报文件和重要报表应由经办人亲自校对。校对中发现原稿有问题时，应及时同有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第十九条 为确保档案资料的齐全、完整，应将处理完毕的
公文（包括公文定稿、正本和有关材料）交由各单位办公室及时进行收集、整理、分类、立
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卷。
第二十条 公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，要正确反映公司主要业务状况，有利于保管和利用。
第二十一条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。
第七章 附 则
第二十二条 本办法由集团公司办公室负责解释，自签 发之日起执行。以前下发的《公文行文处理规范》废止。
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