亲爱的先生女士:
我很高兴你接受了我们的邀请，在20xx年x月x日在会议上发言。
正如我们约定的那样，你将从[时间]到[时间]谈论这个话题。还有几分钟的提问时间。
你能告诉我你需要什么样的视听设备吗？如果您能在20xx年x月x日之前让我知道您的具体要求，我将有足够的时间来确保酒店为您提供您需要的东西。
再次感谢您同意发言。我期待着你的来信。
20xx年x月x日
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