加强档案管理保密工作的重要性及策略探讨

作者： 许锐坤

来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第1期

文/揭阳市档案馆 许锐坤

【摘要】随着我国经济社会的快速发展，对各个领域加强了管理，档案管理在各个领域的发展中，具有重要的作用与价值。为了能够加强对档案工作的管理，一定要遵守保密工作原则，体现出档案管理工作具有的重要性，还需要制定完善的管理制度，要求在各项工作中都能够按照相关标准要求规范性地操作，既要确保档案内容的保密性与完整性，又要加强对档案资源信息的管理，避免档案信息内容出现外泄、流失等情况，为其稳定发展提供安全保障。

【关键词】档案管理；保密工作；重要性；策略

随着我国经济体制改革的深入发展，我国对档案管理保密性工作具有高度的重视，尤其是针对档案馆的档案管理工作，无论是制定的相关政策，还是投资建设的资金，都给予了极大的帮助，避免档案信息内容的泄露，提升整体的管理质量与效率。但是，在发展的过程中，依然存在着一些问题，由于受到了多种因素的影响，未能为档案保密性工作的管理提供安全保障，导致档案信息的内容不完整、对档案信息内容分类不合理，使档案信息自身的重要价值无法有效发挥，同时还存在着巨大的安全隐患问题。对此，需要相关部门加大监管力度，由专业的档案管理人员加强对档案保密工作的管理，确保档案内容的真实性，为各领域的稳定发展起到促进作用。

一、档案管理保密工作主要内容

（一）档案库房的管理。为了能够加强对档案保密工作的管理，需要构建档案库房，主要是能够按照不同的档案类别，对其进行分类管理，避免档案信息混乱。与此同时，构建档案库房，能够防止档案被盗取的问题，加强档案库房的管理，需要制定档案库房管理制度，能够在管理的过程中严格遵守制度要求规范性地管理与使用。尤其是针对阅档室、办公室、档案库等，需要把三者分开管理，都明确各自的管理内容与要求，能够遵循各自的管理原则，由专人对各自的档案内容进行管理，在实施的过程中，能够把管理制定内容不断地完善，为档案库房的管理工作提供了安全保障。加强档案库房的管理与控制，能够确保档案内容的保密性，也需要投入建设资金，并且在硬件设施与软件设施上都满足保密管理的基本要求。

（二）涉密档案的管理。档案管理的内容、管理范围都比较广泛，所涉及到的机密信息比较多，应突出加强对档案保密工作管理的重要性。如果在对档案保密工作管理的过程中，发生了档案内容泄漏的情况，就会对经济、发展等造成严重的损害。因此，需要对涉密档案加强管理，能够针对性地制定相关的管理制度与要求，确保档案管理工作质量与效率。

（三）加强档案的分类管理。档案的分类管理，主要是能够为档案查阅、借用等工作奠定良好的基础，也有效地避免档案内容出现混乱的情况，能够根据实际情况，对相关的信息内容合理地分析，整理到相关的档案类别中，以此为基础，明确档案保密工作的具体内容，能够使档案信息内容发挥出自身的作用与价值，对相关的信息内容详细地分析，确保档案信息内容的真实性。与此同时，还要对档案私密信息内容的管理期限有严格的要求，要确保在档案保密工作管理期间，档案信息内容的完整性，避免对具有保密性信息的内容造成影响。在管理的过程

中，能够把一些保密性的档案做好密级的标注，在条件允许的情况下，可以对其进行独立的装订与保存，提高整体的安全性。

二、加强档案管理保密工作的重要性

档案管理工作，主要是对一些重要的信息数据、保密性的档案内容等进行科学的管理。随着经济社会的快速发展，加大了市场的竞争形式，无论是对人才的需求，还是对信息资源的需求都在逐渐地增加，也体现出信息竞争的综合能力，都与档案保密工作的管理有着紧密的联系。能够把相关的信息数据及时地记录与保存，能够对信息数据深入地探究，挖掘出信息数据的重要价值，为市场竞争的发展提供有利的信息依据。对于档案资料的管理，有的是涉及到相关企业的保密信息，有的是涉及到国家的秘密事项，还有的是军事发展战略等，任何档案信息的外泄，对各个领域的发展都会造成极大的影响，因此，需要各相关部门及人员对档案保密工作具有高度的重视，加强对其的管理与储存。在现代化社会的发展中，互联网时代的发展占据着强大的优势，并且广泛地应用在各个领域中，能够把互联网技术与档案保密工作的管理相结合，能够为档案管理工作提供方便与快捷，但是，在带来好处的同时也存在着安全隐患。因此，档案管理工作中，要有专业的管理人员进行管理，遵守保密性的管理原则，确保档案管理的合理性与完整性，发挥出档案管理的重要价值。

三、档案管理保密工作存在的问题

（一）忽视对档案保密工作的管理。在档案馆的发展，由于涉及到的工作内容比较广泛，忽视了对档案的管理，没有指定明确的管理制度，导致人员在实施的过程中，没有科学的管理依据，使整体的工作效率逐渐地下降，久而久之，对档案保密工作的管理越来越忽视，影响了档案信息作用的发挥，使档案管理缺乏安全保护，存在着巨大的安全隐患。加强对档案的管理，不仅能够为档案馆的稳定发展起到促进的作用，而且还能够提供有价值的信息依据，确保整体的经济效益。但是，在实际的管理过程中，不只是单一化的缺乏对档案的管理，而且还存在随意借阅、使用、丢失等情况，造成了档案信息内容的泄密，产生了极其严重的后果，主要的原因就是忽视对档案保密工作的管理。

（二）档案管理制度不完善。当前，我国虽然加大了对档案保密工作的管理，但是，在实施的过程中依然会受到多种因素的影响，而使档案管理工作出现了局限性，无法提升档案管理的工作效率。甚至档案信息内容不完善、保密性比较低等情况。由于制定的档案管理制度不完善，在各个工作环节中都存在着安全问题，尤其是档案借阅问题，随意的借阅、不按时归还、归还的档案内容损坏、缺失等情况，经常性的发展，在执行的过程中，没有可依据的操作要求，使整体工作都不能规范性地操作与管理，完全不利于对档案工作保密的管理。

（三）软硬件设施不齐全。档案管理工作是档案馆的重要组成部分，具有重要的地位。但是由于缺乏对档案的管理，未配置专业的管理人员、专门的档案管理室、储存室等，任何一项工作都无法满足档案管理保密性的基本要求，针对档案外泄的问题始终都无法有效地解决。当然，随着档案室的不断发展，也设置了独立的档案管理室，但是整体的空间范围比较小，在空间上受到了一定的限制，再加上设置的管理库房条件差，会对纸质的文件造成损坏，就无法确保档案内容的完整性，对档案保密工作的管理自然产生了严重的影响。

四、加强档案管理保密工作的策略

（一）高度重视档案管理工作。通常情况下，档案管理工作具有动态性，那么对档案保密的管理过程中，就需要遵守《保密法》的相关要求与规定，能够以此为档案管理的法律依据，把制度要求全面地落实到各个环节中。第一，需要对档案解密工作高度重视，能够对解密的时间加强控制与管理，能够遵循相关的法律法规，对档案信息内容进行解密，也为解密工作的顺

利发展奠定良好的基础。第二，要求相关管理部门能够发挥出自身的工作职责，能够对各项工作内容加强管理，定期对保密档案进行清查，确保档案保密管理工作能够在规定的范围内。第三，根据档案保密情况，制定涉密目录，能够对相关的涉密文件详细地记录与管理，使档案保密管理工作的管理水平不断提升。

（二）完善档案管理制度。首先，需要针对实际情况综合分析，制定出配套的管理制度，在实践的过程中，能够对管理制度的内容与要求不断地完善，对档案保密管理工作的发展提供了有利的条件，由专人负责管理。其次，对制定的管理制度内容，要言简意赅，提供执行工作的质量与效率，还能够对档案保密工作的管理产生一定的约束性。最后，对档案管理工作的具体内容与职责进行明确地划分，设置档案使用的权限，相关的管理责任人员能够在自身的岗位工作中，认真负责、恪尽职守，遵循保密管理原则，具备较强的责任意识。如果档案内容出现了外泄，要严格地追究相关人员的法律责任，根据管理制度的相关要求，对相关人员进行严格的处罚，杜绝档案信息内容的外泄问题。

（三）对档案保密工作的一体化管理。由于档案管理工作涉及到的内容比较多，那么在对档案保密工作管理的过程中，可以把相关的工作内容明确地划分化，逐渐地实现对档案保密工作一体化管理的目的。因此，需要档案管理部门及人员，能够按照划分的工作内容与职责，在日常的工作中，要与其他部门积极地交流与协作，确保对档案信息数据及时地搜集与整理，确保档案信息内容的完整性，促进档案保密工作一体化管理的发展。加强对档案管理一体化的建设，构建网络信息管理平台，在日常的工作中能够加强对网络系统的维护与管理，避免存在着安全隐患，为档案保密工作一体化发展营造了良好的环境。

（四）加强对档案室的安全建设。第一，需要对门、窗设置防盗网，只有具备管理权限的人员才能进入档案管理室。第二，针对区分绝密文件与非密文件进行分类管理，避免文件的混乱，按照档案类别，设置可以移动的档案架，对档案进行合理储存与管理。第三，为了能够确

保档案文件不遭破坏，需要加强对磁盘、光盘的管理，设置独立的档案消磁柜，做好防潮处理。

五、结语

综上所述，加强对档案保密工作的管理，能够在管理的过程中，及时地发现存在的问题，制定完善的管理制度，使各项工作都能规范性地操作，发挥出档案工作保密的重要性，确保档案文件的完整性，从根源问题上就抑制档案丢失、损坏等情况，采取科学的管理策略，促进档案管理保密工作的稳定发展。

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