证章管理制度
一、目的：
为加强公司的证章管理工作，避免因管理不当造成损失，特制订本制度。 二、范围：
适用于公司的所有文件、证照和印章的管理。 三、 职责：
1、人事行政中心负责印章的刻制、保管，检查各部门证章的保管和使用情况。
2、各相关部门及指定人员负责使用保管证章，并及时填写《印章发放（备案）登记薄》。 四、文件、证照、印章的定义： 公司的营业执照、组织机构代码证、资质证书等证照； 公司合同、评估报告、章程、法人身份证明及文件； 文件及证照 与公司有关的政府部门专门文件； 公司其它重要文件； 指以公司名义刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部门章、专公司印章 用章等。 指对外唯一代表公司形象的印章，代表企业权力、凭信和职责，是企业法公 章 人的象征。 法人章 部门章 专用章 其他印章 印鉴 公司法定代表人、总经理私人印章。 刻有公司部门名称的印章。 财务专用章、发票专用章、合同专用章等。 质量章、收货专用章、业务章、出库专用章等。 将印章盖于纸上后而形成的书面印章样板。 五、文件及证照管理
（一）文件及证照应统一存放于人事行政中心，实行专人管理，保证文件及证照的安全与完整。
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（二）各部门负责办理的公司文件及证照，在办理完毕后，应及时将原件交人事行政中心保存,并做好登记手续。
（三）对文件及证照，人事行政中心需进行全程监管，对公司的重要文件及证照进行收集、归档。各部门应配合，将留存在本部门的重要文件和证照定期移交人事行政中心，相关证照年审工作交由人事行政中心负责。
（四）借出文件和证照时，须在《文件、证照借出登记表》上注明用途，并经总经理或委托人签批后执行。
（五）各部门因公借用公司文件或证照，在办完相关事务后应及时归还。如该部门仍需该文件或证照办理其它事务，应先退还人事行政中心登记后续借，避免在部门积压，同时让人事行政中心的保管人员了解档案或证照去向。
（六）必须爱护所借用文件或证照，不得擅自转借，不能损坏或丢失。交还时必须当面交接清楚，保管人员如发现缺失或损坏，应及时报告有关领导。
（七）对于因使用不当或损坏、遗失等造成的损失，全部由借用人员承担，公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。 六、印章的管理 （一）、指导思想：
公司实行严格的印章管理制度，加盖印章应填写《印章使用申请表》，报总经理或授权人批准后方可加盖印章；
（二）、印章使用范围
1、以公司名义发出的文件应加盖公司公章。
2、公司设立银行账户、与银行业务往来及开列支票，加盖公司公章、财务专用章及法人章。 3、以公司名义签订的合同，在每页中缝加盖骑缝章，有校对的地方加盖校对章，落款处加盖公司公章，视其内容加盖法人章。严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性质的协议、备忘录、
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纪要等。
（三）、刻制、更换印章流程
凡需要刻制或更换印章的部门，由申请部门填写《刻制印章申请表》，经分管领导审批后，向人事行政中心提出申请，最终经总经理审批后，方可刻制或更换。
(四)、公司印章的登记保管责任
印章类别 所有 印章 保管责任人 指定专人 保管和发放登记程序 1、公司印章刻制好后，统一由人事行政中心制作印鉴； 2、印章领取人在《印章发放（备案）登记簿》签字领用，存档备查； 3、将印鉴归档保存。
（五）、公司印章使用审批规定：
印章类别 公章 审批流程 凡需使用公章、法人章、合同专用章，申请人必须填写《印章使用申请，随待批文件交总经理或委托人审批。 合同专用章 表》财务专用章 凡需使用财务专用章、发票专用章，需财务经理审批，由财务部自行保发票专用章法人章 部门章 其他印章 质量管理部印章，由部门经理审批使用。 由公司指定人员负责保管使用，部门经理监管。例如：收货专用章、业务章、出库专用章、退货专用章、银行收讫章、现金收讫章等。 可编辑
管及使用。 .
1、所有需盖印章的文件，均须按规定审批，不得凭私人感情、讲情面使用印章。 2、所有不属实文件均不得盖印章。
3、所有合同在盖章前，均必须交总经理或授权人审批，否则不得盖印章。
4、印章保管者外出或请假时，应将印章交部门经理或公司指定的代理人，以便他人使用。 5、特殊情况需带印章外出时，需填写《文件、证照借出登记表》提出申请，部门经理审核，总经理或授权人批准后再到印章保管人处领取。要明确归还时间，到期后，公章保管人必须催促借用者及时归还。
6、不得私自动用印章，不得在空白信纸、信封或空白介绍信上盖章。如对文件、资料错盖印章或多盖印章，应立即销毁。
7、公章应盖在文件正面，重要文件和所有合同应盖骑缝章。
（六）、公司印章保管的要求：
1、印章应专人保管专柜存放，使用后应及时放回原位，确保安全，保管人在《印章使用申请表》用印时签字，并妥善按月进行保管。
2、保管人员应对印章经常检查，经常清洁，以保证印章字体和图案清晰。 3、盖印位置应恰当。若有固定或指定盖印处时，应在规定处盖印。
4、盖印图案应清晰、字迹应端正。若文件需盖多个印章的，各印章不能交叉重叠，不能压住正文，也不能盖出纸边。
5、印章保管人员离职或工作调整，应及时移交印章，并填写《印章、证照移交记录表》。（由部门领导和人事行政监督落实）
（七）、印章外借的规定：
1、除特许情况（如办理证件,社会保险、银行业务等）外，原则上公章、财务专用章、发票专业章不予外借。
2、如遇特殊情况需外借时，需填写《印章使用申请表》提出申请，部门经理审核，总经理或授权
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人批准后再到印章保管人处领取。要明确归还时间，到期后，公章保管人必须催促借用者及时归还。 3、公司证件如营业执照、税务登记证、机构代码证等证件的管理同印章的使用管理制度相同。
（八）、除公章外的公司印章的停用和废止（公章则遵照有关法规规定） 1、公司印章获准停用后，印章保管人应及时报告上级领导。
2、按公司的规定和指示，做好公司印章的上缴、清退、存档或销毁工作。 3、换新章时应发出书面通知，并做好印鉴预留工作。
4、除特殊情况外，废止的公司印章统一交由人事行政部保存三年，然后在征得有关负责人的意见后再行处理。
5、公司印章停用后，应由人事行政做好登记工作，要登记清楚停用时间、原因等情况，并留档以备核查。
（九）、公司印章的遗失、损毁、被盗
1、公司印章遗失、损毁、被盗时，保管人应及时向上级领导报告，特殊情况需交说明原因的报告书。
2、对于因使用不当或损坏、遗失等造成的损失，全部由借用人员承担，公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任，相关人员也要承担一定的连带责任。
3、印章损坏后，应将旧章交人事行政确认处理后，方可申请刻制新章。
4、印章遗失、被盗后，应及时发出旧章作废通知，并改刻新章。事后发现旧章时，应及时将其交上级确认并作废处理。
5、公章则遵照有关法规处理。 七、本文件解释权归公司人事行政中心。 八、本规定自发文之日起施行。
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九、附件：
附件一： 《刻制印章申请表》 附件二： 《印章、证照移交记录表》 附件三： 《印章使用申请表》 附件四： 《印章发放（备案）登记簿》 附件五： 《文件、证照借出登记表》 附件一：
刻制印章申请表
申 请 人 申请部门 材 质 刻制理由 印章文字 时 间 印章名称 形 状 使用范围 印章管理 人 部门意见： 签字： 可编辑
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年 月 日 人事行政部意见： 签字： 年 月 日 总经理（授权人）意见： 签字： 年 月 日
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附件二： 印章、证照移交记录表
移交项目名称 接收人签字 移交原因 （使用/停用） 移交印模（内容） 移交人签字 保管人签字 监交人签字： 移交时间 接受时间 可编辑
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附件三：
年 月 日 申请部门 是否带出 用印类别 □是 □否 □公章 □合同专用章 公司印章使用申请表
经 办 人 式 份 部门领导审核 用印数量 申请事由 审核部门 领导审批 备注：1、凡使用公司印章须填写此表；
2、申请事由一栏应将用印的文本名称及文本内容填写清楚；如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。
年 月 日 申请部门 是否带出 用印类别 □是 □否 □公章 □合同专用章 公司印章使用申请表
经 办 人 式 份 部门领导审核 用印数量 申请事由 审核部门 领导审批 备注：1、凡使用公司印章须填写此表；
2、申请事由一栏应将用印的文本名称及文本内容填写清楚；如文本是合同的应填写涉及金额数及签订合同的对方单位名称。
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附件四：
印章发放（备案）登记簿
序号 日期 印章字样 领取部门 领取人 备注 可编辑
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附件五：
文件、证照借出登记表
序号 1. 日期 申请人 借出原因 借出时间 归还时间 部门经理 经办人 备注 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 存档日期： 可编辑
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