一般业务主要有两种情况要开红字发票：一种是开错了发票，当时没发现,过了当月才发现，要开红字发票；另一种是需要退货，无底有没跨月开具发票都要开红字发票，金额退货的按原来金额开红字发票，部分退货的只开退货部分金额的红字发票。
一、购买方。
1.已经由购货方认证的增值税发票，发生退货或发票开具错误需要开具负数发票的，由购货方申请开具负数发票。
2.因专用发票抵扣联、发票联均无法认证的，由购买方填报《开具红字增值税专用发票申请单》，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，主管税务机关审核后出具《开具红字增值税专用发票通知单》。购买方不作进项税额转出处理。
3.购买方所购货物不属于增值税扣税项目范围，取得的专用发票未经认证的，由购买方填报申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，主管税务机关审核后出具通知单，购买方不作进项税额转出处理。
二、销货方。
由销货方申请开具负数发票的情况(前提是发票未认证，发票在180天的认证期内)，具体情况如下：
1.因开票有误购买方拒收专用发票的，销售方须在专用发票认证期限内向主管税务机关填报申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息。
2.因开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的，销售方须在开具有误专用发票的次月内向主管税务机关填报申请单，并在申请单上填写具体原因以及相对应蓝字专用发票的信息，同时提供由销售方出具的写明具体理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料。
3.发生销货退回或销售折让的，除按照《通知》的规定进行处理外，销售方还应在开具红字专用发票后将该笔业务的相应记账凭证复印件报送主管税务机关备案。
三、特殊情况。
1.发票因购货单位信息输错的(包括税号、名称、地址等)除要提供证明原件之外，还需提供购货单位的税务登记证复印件。
2.销货方将购货方名称开错。
3.购买方公司名称变更的需要提供对方工商局出具的名称变更书复印件并加盖对方公司公章。
4.发票单价、数量、品名等开具错误的，除需提供证明之外还需提供原订单复印件并加盖公章。
5.发票重复开具的，除提供上述资料外还需提供以前开具的发票记账联复印件。
红字发票是什么意思？
红字发票也就是增值税红字发票，它是指增值税一般纳税人在开具了增值税专用发票或普通发票之后，出现了不符合发票作废条件的情况，根据国家税务总局的规定，需要以红字开具的发票。
开出红字发票，就是企业首先用红字编制与错账内容一模一样的记账凭证，并对其进行冲销，之后再用蓝字编制正确的会计分录，进行更正。